La méthode TOP pour préparer efficacement une réunion

Brainstorming, réunion commerciale, réunion d'avancement ou de suivi... une réunion bien préparée est réussie à 70 %, d'après les professionnels dédiés à la thématique. En effet, on constate un manque d'efficacité et d'implication des participants de nombreuses réunions. Ce résultat ne serait pas forcément pas dû au contenu de la réunion en lui-même mais plutôt à sa préparation.

La phase préparatoire permet alors à tous les participants d'avoir des objectifs communs à atteindre.
Une règle d'or peut fait la différence pour que chacun y trouve des sources de stimulation, de motivation et d'actions à entreprendre, la méthode TOP - très simple à appliquer pour conduire des réunions efficaces - d'après les items suivants :

Concrètement "TOP" c'est :

Le Thème permet de savoir pour chacun quel va être l'objet de la réunion

" Quel va être le sujet ou les sujets abordé(s) ? "

L'Objectif détermine la finalité de la réunion et les décisions et actions qui en découleront

" Que pouvons-nous attendre de cette réunion ? "

Le Plan avec les grandes lignes thématiques que l'animateur de la réunion - le chef d'orchestre - présentera lors de la rencontre.

" Quels sont les points principaux qui seront abordés ? "

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Mais aussi ...

Si cette première étape est réalisée avec succès, on peut raisonnablement se dire que la conduite méthodique de la réunion le sera tout autant...

Petit rappel méthodique avant d'aller plus loin dans le contenu de la réunion :

Au-delà du thème de la réunion, de la date et du lieu, ne pas oublier d'indiquer aux participants sa durée. Cet élément sous-entend que l'animateur attend de chacun une certaine efficacité pour respecter l'ordre du jour dans les délais prévus.
Last but not least, demander une confirmation de présence pour l'ensemble des participants.