Etre Assistant(e) de Copropriété

Contenu de la formation

A. Gestion administrative des copropriétés (3 jours)

1. Accompagner la vie des copropriétés

• qu'est ce qu'une copropriété : caractéristiques d'un immeuble en copropriété
• le point sur les réglementations applicables aux copropriétés
• distinguer parties privatives et parties communes

Illustration : exemples pratiques de parties communes et de parties privatives au sein d'un immeuble en copropriété

• qu'appelle-t-on "lot de copropriété" et que recouvre cette notion ?
• connaître le document de référence : le règlement de copropriété
• identifier les acteurs de la copropriété : copropriétaires, syndicat des copropriétaires, syndic, conseil syndical
• rôles et missions de chacun
• charges : définition, affectation et répartition

Illustration : exemples pratiques de charges de copropriété

• gérer le personnel des copropriétés : rôle du syndic, application de la convention collective, gestion des contrats de travail, loge
• suivre le traitement des sinistres : les contrats d'assurances, le cas particuliers du dégât des eaux, la déclaration de sinistre
• préparer le traitement des mutations : les risques à éviter pour le syndic

Atelier : construction d'un état daté

2. Participer à la préparation et à la tenue des assemblées générales de copropriété

• convoquer les assemblées générales : les pièces à réunir, quelles sont les personnes à convoquer, sous quelle forme ?

Atelier : construire un rétroplanning

• les éléments à vérifier avant d'aller en assemblée
• préparer la salle de réunion
• faire signer la feuille de présence
• vérifier les majorités pour ouvrir l'assemblée
• la question des mandats de représentation
• que faire en cas d'arrivée tardive de copropriétaire à l'AG ?
• nommer les scrutateurs
• qui peut voter en assemblée ?
• comprendre les grands principes des règles de majorités
• clôturer efficacement l'assemblée
• rédaction du procès-verbal de l'assemblée : quelles sont les mentions obligatoires ?
• diffuser les procès-verbaux

Atelier : rédaction d'une convocation à l'assemblée générale

3. Se positionner dans la relation client

• détecter les situations à risques
• quels sont les différents types de conflit ?
• réagir face à l'agressivité
• traiter les réclamations
• facturer les prestations particulières
• désamorcer les conflits

Atelier : réflexion en groupes sur la contribution de l'assistante à l'amélioration du fonctionnement du cabinet ou du service


B. Gestion comptable et financière des copropriétés (2 jours)

1. Se familiariser avec la gestion comptable et budgétaire de la copropriété

• comptes de la copropriété : les règles comptables spécifiques
• appels de fonds et arrêtés des charges

Atelier : répartir les charges de copropriété

• budget prévisionnel
• trésorerie, financement de la gestion et des travaux
• préparer l'approbation des comptes : les états comptables

Atelier : élaboration d'un budget

2. Participer à l'engagement des travaux et au contrôle des dépenses

• dépenses soumises à consultation et mise en concurrence préalable
• devis, descriptifs, appels d'offres
• principaux types de contrats
• contrôle des factures, des contrats, des travaux
• clauses de révision
• travaux, garanties, « dommages-ouvrage »

Atelier : à partir d'une liste de travaux, déterminer les garanties correspondantes et ceux qui doivent donner lieu à souscription d'une police « Dommages-ouvrage »

Points Forts de la formation

Evaluation des acquis par des questionnaires pré-et post-formation
Questionnaire d'évaluation pour mesurer sa progression et obtenir le certificat ELEGIA
Panorama complet sur le rôle de l'assistant(e) de copropriété grâce à la double compétence administrative et comptable des intervenants
Acquisition d'une qualification métier par une approche opérationnelle axée sur la pratique et illustrée par de nombreux exercices

Apports exclusifs de la formation

Un forum d'échanges avec les intervenants et les autres participants permet durant les intersessions un partage des bonnes pratiques et des réponses concrètes aux questions posées en ligne.
Chaque participant bénéfi cie dans le mois qui suit sa formation d'un accompagnement individualisé à son poste de travail par le formateur.