Fonction assistant(e) : les leviers de l'efficacité et de la performance

Contenu de la formation

A. Maîtriser les missions clés de l'assistant(e)

1. Etre assistant(e) aujourd'hui

• facteurs stratégiques qui font évoluer la fonction
• connaître et anticiper les attentes de la hiérarchie envers l'assistant(e)
• répercussions sur l'organisation du travail

Atelier : réflexion de groupe sur le métier et les attendus de la mission

2. Comment aborder efficacement sa mission ?

• connaître vos moteurs d'efficacité professionnelle
• identifier et déjouer les pièges de l'affirmation de soi
• identifier les points forts de son style de communication
• atouts à tirer dans les relations de l'équipe ou du binôme

Atelier : auto-diagnostic de son style de communication

3. Optimiser son efficacité professionnelle et personnelle

• mettre en place une réelle communication opérationnelle
• organiser, structurer, coordonner le travail en équipe
• prévenir et anticiper
• développer initiative et créativité
• traiter et faire circuler l'information utile
• prendre et passer le relais dans le service

Atelier : définition d'objectifs de progrès et d'un plan d'action personnel

B. Assistant(e) fournisseur de service : adopter une démarche de qualité

1. Assistant(e) : être fournisseur de service de qualité

• attentes actuelles envers l'assistant(e) : comment les traiter ?
• rôles assignés par ses interlocuteurs internes et externes
• bénéfices à tirer d'une démarche qualité
• méthode à utiliser pour améliorer sa qualité de service
• produire des prestations "zéro-défaut" ?

Atelier : rôles et missions de l'assistant(e)

2. Analyser et satisfaire un besoin : acquérir une nouvelle démarche

• comprendre les réels besoins de son interlocuteur
• décrypter les besoins explicites et les attentes cachées
• vérifier tous les éléments de la demande
• s'engager sur un résultat (délais, moyens envisagés...)
• s'adapter aux différents styles d'interlocuteur et de personnalité

Atelier : identification et validation des besoins liés à une demande

3. S'engager dans une logique de progression permanente

• diagnostiquer son efficacité au travail
• mesurer la satisfaction de ses "clients"
• contrôler son travail et prendre des initiatives

Atelier : grilles d'autoévaluation de la qualité de ses réalisations

C. Optimiser son temps et son organisation - spécial assistant(e)s

1. Gérer les interruptions dans son travail

• savoir faire face aux délégations
• méthodes et outils d'organisation personnelle (téléphone, classement, agenda, prise de rendez-vous, infos à communiquer)
• maîtriser les leviers d'efficacité quotidienne : affirmation et image de soi, autonomie, esprit d'initiative

Atelier : échanges d'expériences sur les outils d'organisation utilisés par les stagiaires

2. Savoir faire face aux urgences

• analyser son organisation personnelle
• identifier ses comportements freins
• incidence de l'organisation de l'entreprise et des obligations extérieures
• neutraliser les voleurs de temps
• construire sa méthode de gestion du temps
• savoir perdre du temps pour en gagner

Atelier : auto-diagnostic de sa gestion du temps

3. Prévoir, anticiper, relayer, planifier

• établir son plan de travail journalier
• repérer et sélectionner les tâches prioritaires
• anticiper les besoins de l'équipe ou du service
• mettre en place des pratiques et des procédures communes entre assistant(e)s
• transmettre en priorité les informations urgentes et importantes
• faire circuler les informations auprès des bons interlocuteurs internes ou externes
• optimiser ses méthodes de classement pour rendre l'information accessible à tous

Atelier : élaboration d'un plan de travail journalier

Points Forts de la formation

Un parcours complet, proposant des outils et méthodes très opérationnels
Une formation concrète et impliquante : un diagnostic des pratiques professionnelles de chaque participant et de nombreux ateliers pratiques
Une approche personnalisée : expérimentations sur des situations professionnelles des participants dans leur métier d'assistant(e)

Apports exclusifs de la formation

Accompagnement individualisé au poste de travail par un suivi à distance assuré par le formateur entre les différents modules et pendant un mois suivant la fin du cycle