Nouvelles précisions du Boss sur les frais de mobilité, la DFS, les frais de transport et les tests Covid

Le 11 mars dernier, le Bulletin officiel de la sécurité sociale a apporté quelques précisions bienvenues relatives à la mobilité professionnelle, à la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels, aux indemnités kilométriques pour les trajets domicile/lieu de travail et aux tests de dépistage de la Covid-19.

Précisions relatives à la mobilité professionnelle

Pour rappel, la mobilité professionnelle suppose un changement de lieu de résidence lié à un changement de poste de travail du salarié dans un autre lieu de travail. Le salarié est présumé placé dans cette situation de mobilité lorsque la distance séparant son ancien logement du lieu du nouvel emploi est au moins égale à 50 kilomètres (aller ou retour) et entraîne un temps de trajet aller ou retour au moins égal à 1 heure 30 minutes (aller ou retour).

• La mobilité s'entend au sens large, elle vise les mutations au sein d'une même entreprise ou d'un même groupe ainsi que les changements d'entreprises.
  La prise en charge par l'employeur de tout ou partie des dépenses résultant de ce changement de résidence peut être exclue de l'assiette des cotisations que la mobilité ait lieu en France ou à l'étranger, sur l'initiative de l'employeur ou du salarié et pour une durée déterminée ou indéterminée (Boss-FP-1540).

Le Boss liste les situations de mobilité professionnelle. Ainsi peuvent être qualifiées de frais professionnels les dépenses résultant :

• d'une mutation définitive imposée par l'employeur au sein de l'entreprise ou du groupe ;
• d'un changement de poste au sein de l'entreprise ou du groupe, demandé par le salarié ;
• d'un changement temporaire de lieu de travail imposé par l'employeur ou sollicité par salarié ;
• de l'affectation à l'étranger du salarié exerçant en France ;
• de l'affectation en France du salarié exerçant à l'étranger ;
• d'une embauche sous CDD ou CDI dès lors que le changement de résidence ne relève pas d'une convenance personnelle.

Dans sa mise à jour du 11 mars, le BOSS apporte une précision relative à la dernière situation visée ci-avant : seules les dépenses résultant d'un changement de résidence en cas d'embauche sous CDD ou CDI ne nécessitant pas une mobilité internationale peuvent être qualifiées de frais professionnels.

Remarque : pour rappel, la dernière situation susvisée peut résulter de circonstances liées soit à l'emploi (difficulté de trouver un emploi, précarité ou mobilité de l'emploi, mutation suite à promotion, déménagement de l'entreprise, multi-emploi) soit à des contraintes familiales (prise en compte du lieu d'activité du conjoint, concubin ou de la personne liée au salarié par un PACS, état de santé du salarié ou d'un membre de sa famille, scolarité des enfants...). Le Boss ne modifie pas ce point.

Précision relative à la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels

Peuvent bénéficier de la déduction forfaitaire spécifique (DFS), les professions prévues à l'article 5 de l'annexe IV du code général des impôts dans sa rédaction en vigueur au 31 décembre 2000 (ex. : journalistes, VRP du commerce et de l'industrie, ouvriers bijoutiers et joailliers, certains artistes), dont l'exercice comporte des frais dont le montant est notoirement supérieur à celui prévu par l'arrêté du 20 décembre 2002. Le montant de la DFS ne peut excéder, en matière sociale, 7 600,00 euros par année civile.

• Pour rappel, depuis le 1er avril 2021, faire partie de la liste des professions ouvrant droit à la DFS ne suffit plus. Le salarié doit également supporter effectivement des frais lors de son activité professionnelle et pour appliquer cette déduction, l'employeur doit disposer des justificatifs démontrant que le salarié bénéficiaire supporte effectivement des frais professionnels.

La DFS est un avantage particulier qui n'est pas acquis de plein droit. Il appartient à l'employeur d'en revendiquer le bénéfice de façon expresse et non équivoque. L'employeur peut opter pour cette déduction lorsqu'une convention ou un accord collectif du travail l'a explicitement prévue ou lorsque le CSE a donné son accord par tout moyen. A défaut, il doit consulter les salariés eux-mêmes et avoir obtenu leur accord individuel.

Ce droit d'option peut être révisé par l'entreprise (ou le salarié en cas de décision individuelle) en fin d'année. 

La faculté de révision annuelle, autorisée dans la circulaire DSS/SDFSS/5B/2003/7 du 7 janvier 2003 (abrogée au 1er avril 2021) n'avait pas été reprise dans le BOSS. Un oubli désormais réparé.

Précision relative aux indemnités kilométriques pour les trajets domicile/lieu de travail

Lorsque le salarié est contraint d'utiliser son véhicule pour effectuer le trajet entre son domicile et son lieu de travail, son employeur peut lui verser des indemnités kilométriques. Ces dernières sont exclues de l'assiette des cotisations sociales si leur montant n'excède pas les limites des barèmes kilométriques annuellement publiés par l'administration fiscale.

Jusqu'au 1er avril 2021, cette exonération était accordée sans justification des dépenses réellement exposées par le salarié. Mais la présomption d'utilisation conforme à son objet lorsque les indemnités n'excèdent pas les barèmes kilométriques fiscaux n'avait pas été reprise dans le BOSS, s'agissant des trajets domicile/lieu de travail, de sorte que l'on pouvait se demander si l'employeur n'était pas tenu de justifier des dépenses réellement engagées dans ce cas.

• En revanche, elle avait été reprise pour les indemnités kilométriques versées au salarié utilisant son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels.
  Cette présomption vient d'être réintégrée dans le Boss. Ainsi, désormais, les indemnités kilométriques versées pour les trajets domicile/lieu de travail sont octroyées dans les mêmes conditions que celles accordées pour l'utilisation d'un véhicule personnel à des fins professionnelles.

Précisions relatives à la prise en charge des tests virologiques pour la Covid-19

Les précisions du Boss sur la prise en charge patronale des tests de dépistage de la Covid-19 ont été non seulement déplacées mais également actualisées au regard du remplacement du passe sanitaire par le passe vaccinal pour l'accès à un certain nombre de lieux et d'activités.

Ainsi, lorsque qu’un salarié est soumis à l’obligation de présenter un passe vaccinal, pendant la période d'application dudit passe, pour exercer son activité professionnelle dans certains lieux, les frais engagés pour réaliser un test virologique dans l’attente de la validation d’un schéma vaccinal complet ne constituent pas un frais professionnel, dans la mesure où l’obligation de détention d’un passe vaccinal porte sur l’ensemble des personnes qui fréquentent ces lieux. Si l’employeur décide, malgré tout, de prendre ces frais en charge, le montant remboursé constitue un avantage en nature soumis à cotisations sociales.

Idem lorsque qu’un salarié est soumis à l’obligation de présenter un passe sanitaire pour exercer son activité professionnelle dans certains lieux.

En revanche, lorsqu’un salarié est soumis de manière ponctuelle à une obligation de présentation d’un test virologique négatif, dans le cadre d’une mission spécifique à la demande de son employeur, et qu’il n’existe aucune alternative à la réalisation de ce test, alors le coût du test virologique constitue, sans changement, un frais professionnel que l’employeur est tenu de rembourser, ce remboursement n'étant pas soumis à cotisations et contributions sociales.

Geraldine Anstett