Base de données unique : les précisions de la circulaire

Destinée à préparer la nouvelle consultation stratégique de l'entreprise prévue par la loi de sécurisation de l'emploi, la base de données économiques et sociales fait l'objet, après le décret pris fin 2013, d'une circulaire de la direction générale du travail (voir notre pièce jointe).

Première mise en œuvre : impasse sur les 2 années précédentes

Ces informations devront avoir, insiste la DGT, un caractère prospectif et historique puisqu'elles devront porter sur l'année en cours, les deux années précédentes, et les trois années suivantes. "Concernant les perspectives sur les 3 années suivant l'année en cours, si elles ne peuvent faire l'objet de données chiffrées ou de grandes tendances, l'employeur devra expliquer pour quelles raisons", explique la circulaire.
Attention toutefois : pour la première mise en œuvre de la base de données (à compter du 14 juin 2014 pour les entreprises de 300 salariés et plus et à compter du 14 juin 2015 dans celles de moins de 300 salariés), les entreprises n'auront pas à intégrer les informations relatives aux deux années précédentes. 

Des informations à répartir pour être lisibles et exploitables 

Dans la base, les informations devront être organisées pour être lisibles et facilement exploitables par les élus, c'est à dire "réparties entre les différentes rubriques de la base de données définies aux articles R2323-1-3 et R2323-1-4". Cela signifie donc pour les entreprises de mener un travail important pour structurer la base.
La circulaire cite l'exemple du bilan social : "Les informations devant figurer au point 1.1 Effectif du bilan social (à avoir l'effectif total au 31/12, l'effectif permanent, etc.) pourront être considérées comme relevant de la rubrique A 1° a) Evolution des effectifs par type de contrat, par âge, par ancienneté, de la base de données".

Pas de base au niveau de l'établissement

Concernant la mise en œuvre de cette base de données, la DGT recommande que ses modalités d'accès fassent l'objet d'une négociation d'entreprise. C'est en effet au niveau de l'entreprise que se met en place la base de données. "Dans les entreprises à établissements multiples, il n'y a pas d'obligation de mettre en place une base de données par établissement", écrit la DGT. Mais la base de l'entreprise devra comporter l'ensemble des informations que l'employeur doit donner aux membres du CCE et des comités d'établissement. 
En présence d'une unité économique et sociale, la base de données est mise en place au niveau de l'UES. En cas d'accord pour constituer une base de données au niveau d'un groupe, cette base ne doit pas se substituer à la base de données de l'entreprise.

Les membres de la DUP ont accès à la base

Les informations figurant dans la base doivent être accessibles "en permanence aux membres du CE ou à défaut aux délégués du personnel, ainsi qu'aux membres du comité central d'entreprise, du CHSCT et des délégués syndicaux", dispose la loi (art. L2323-7-2 du code du travail). La circulaire ajoute à ces membres ceux de la délégation unique du personnel (DUP) qui exercent les attributions du CE. Par ailleurs, le terme "en permanence" ne signifie nullement, avertit la DGT, que les entreprises ont une obligation à rendre la base de données accessible "aux élus 24h/24 et 7 jours sur 7". L'idée est de "rompre avec une transmission d'informations souvent vécue par les élus et les employeurs comme trop formelle et pas assez dynamique au regard des rythmes des évolutions au sein des entreprises".

Les informations auxquelles les comités d'établissement ont accès

C'est à l'employeur de définir les modalités d'accès à cette base, qu'elle soit sous forme papier ou numérique (intranet de l'entreprise). L'administration rappelle toutefois que les membres des comités d'établissement devront avoir accès, dans la base de données :

• à toutes les informations qui leur sont transmises de manière récurrente dans le cadre des procédures d'information et contenues dans des rapports et bilans communiqués périodiquement (bilan social et documents comptables de l'établissement, par exemple) ;
• à toutes les informations données lors de consultations récurrentes (conséquences sociales pour l'établissement d'orientations stratégiques, par exemple).

L'accès à la base est personnel 

Les élus ayant accès à la base de données sont tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations y figurant. Il leur est d'autre part rappelé que ce droit d'accès est "strictement personnel et ne peut être transmis à un tiers".
Le respect de cette obligation de confidentialité "est essentiel car il est une condition pour que le dialogue entre les élus et la direction de l'entreprise se tienne dans un climat de confiance", indique la circulaire.

Substitution par la base des documents jusque-là remis au CE

La mise à disposition d'informations économiques et sociales dans la base de données "permet la substitution aux divers rapports et bilans qui représente à terme une simplification importante".
Cette substitution n'est possible qu'à deux conditions :

• la mise à jour régulière des éléments d'information de la base (au moins conformément à la périodicité prévue par le code du travail);
• la mise à disposition, dans la base, par l'employeur aux membres du CE des éléments d'analyse ou d'explication lorsqu'ils sont prévus par le code du travail.

Des limites à cette substitution

Cette substitution n'est possible que pour les rapports et informations transmis de façon récurrente au CE. Par conséquent, prévient la DGT, "aucune substitution n'est possible pour les informations données aux autres instances représentatives du personnel". Des informations contenues dans la base sur les CHSCT ne pourront valoir communication au CHSCT des rapports et informations prévus.
Quant aux événements ponctuels justifiant une information au CE, ils peuvent certes être inclus dans la base de données si l'employeur le souhaite mais ce dernier doit continuer à envoyer au CE les rapports et informations concernées.

Au plus tard, le 31 décembre 2016

Au passage, il est rappelé que la loi prévoit une mise en place progressive de la base. Si les orientations stratégiques doivent y figurer dès le début, les autres informations récurrentes pourront y être inscrites progressivement pour y figurer en totalité au plus tard le 31 décembre 2016.

Par Bernard Domergue
© ActuEL-RH.fr / Editions Législatives

Inscrivez-vous gratuitement à notre Newsletter Droit social-RH !

Découvrez gratuitement chaque mois dans votre boîte email toute l'actualité marquante en matière de Ressources Humaines et Droit Social à travers les articles de nos experts.
Grâce à son large réseau d'intervenants experts et praticiens (anciens DRH, avocats en droit social, consultants, magistrats...), ELEGIA vous garantie une information toujours au coeur des problèmatiques de tous les acteurs de l'entreprise concernés par la GRH.