Actualités / Droit social - GRH

Nous récapitulons dans cette synthèse la durée de conservation des principaux documents détenus dans les services RH.

Dans les services RH, les documents s'empilent. De temps en temps, le besoin se fait sentir de faire un grand ménage. Mais combien de temps faut-il conserver les différents documents RH, nous a demandé un lecteur ?
Nous récapitulons les durées de conservation recommandées, soit par des textes précis, soit en tenant compte des différents délais de contrôle susceptibles d'être effectués en entreprise.

Les durées de conservation prévues par la loi

Type de document

Durée de conservation

Bulletin de paie (double des bulletins de paie ou sous format électronique) justificatifs des frais remboursés compris, des primes et des indemnités versées

5 ans (article L.3243-4 du code du travail) - 6 ans pour l'administration fiscale

Mentions portées sur le registre unique du personnel

5 ans à partir du départ du salarié (article R. 1221-26 du code du travail)

Documents concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régime de retraite,...

5 ans (article 2224 du code civil)

Documents relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires

3 ans (articles L.244-3 du code de la sécurité sociale et L.169 A du livre des procédures fiscales

Comptabilisation des jours de travail des salariés sus convention de forfait

3 ans (article D. 3171-16 du code du travail)

Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation

1 an (article D. 3171-16 du code du travail)

Observation ou mise en demeure de l'inspection du travail, vérification et contrôle du CHSCT, déclaration d'accident du travail auprès de la CPAM

5 ans (article D.4711-3 du code du travail)

Les autres durées de conservation

Les services RH traitent bien d'autres documents dont la durée de conservation n'est régie par aucun texte. Ce sont alors les délais de contrôle de l'administration qui permettent de fixer une durée de conservation. En revanche, s'agissant de certains documents, mieux vaut les conserver de manière pérenne.

Type de document

Durée de conservation

 Bilan social

 3 ans

 Bordereau récapitulatif des cotisations de sécurité sociale

 3 ans

Contrat de travail

 5 ans après la fin du contrat de travail

DADS et tableau récapitulatif annexé

 6 ans

Document unique du résultat d'évaluation des risques

Durée illimitée

Documents établis au moment de la résiliation, de l'expiration ou de la rupture du contrat de travail

Durée illimitée

Feuilles de pointage

 3 ans

Fiche individuelle de répartition de la participation et de l'intéressement

 30 ans (article D.3313-11 du code du travail) *

Fiche médicale établie par le médecin du travail à l'issue de chaque examen obligatoire

 Durée illimitée

Observations et mises en demeure de l'inspection du travail (hygiène et sécurité, médecine du travail,...)

 5 ans

Reçu pour solde de tout compte

Durée illimitée

Règlement intérieur

Durée illimitée (au moins 5 ans)

Transaction

 5 ans

(*) Cet article prévoit que lorsque le bénéficiaire d'une prime d'intéressement ne peut être atteint à la dernière adresse indiquée par lui, les sommes auxquelles il peut prétendre sont tenues à sa disposition par l'entreprise pendant une durée d'un an à compter de la date limite de versement de l'intéressement. Passé ce délai, ces sommes sont remises à la Caisse des dépôts et consignations où l'intéressé peut les réclamer jusqu'au terme du délai prévu au 10° bis de l'article L.135-3 du code de la sécurité sociale, qui est de 30 ans. 

Des délais à décompter en années civiles

Selon Abdelkader Berramdane, en charge de la veille législative au sein d'ADP, les nouveaux délais de prescription prévus par la loi du 14 juin 2013 n'impactent pas ces durées de conservation. "Il n'y a pas de relation automatique entre droit de prescription et durée de conservation". S'agissant par exemple du bulletin de paie, il peut permettre de prouver d'autres éléments que les salaires [dont la durée de prescription a été ramenée de 5 à 3 ans], notamment l'existence d'un contrat de travail.
S'agissant des durées de conservation ainsi mentionnés, "il faut raisonner en années civiles pleines et non de date à date car les contrôles de l'Urssaf portent sur des années pleines", insiste Abdelkader Berramdane. Par ailleurs, précise-t-il, ces durées sont des durées minimum, il peut être opportun "de les conserver un peu plus longtemps".

Les tableaux ci-dessus ont été établis avec le concours du Guide Paie des Editions Législatives, d'ADP et de Novapost.
 

Par Florence Mehrez
© ActuEL-RH.fr / Editions Législatives

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