5 clés pour des réunions efficaces

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Cela fait plus d’une heure que vous êtes en réunion, les décisions n’avancent pas et votre voisin monopolise la parole. Vous êtes dans un cas très fréquent de réunionite.

Les cadres passent ainsi cinq semaines de leur temps de travail en réunion, dont deux inefficaces. Beaucoup de temps perdu mais surtout un réel sentiment de frustration.

En tant qu’animateur de réunion, utilisez des clés pour mener des réunions qui sont, elles, fructueuses et efficaces.

1. Focalisez-vous sur l’objectif de la réunion

Se réunir, c’est bien, savoir pourquoi on le fait, c’est mieux ! La réunion n’a pas vocation à créer du lien. Elle répond à un objectif. Si celui-ci n’est pas clairement fixé avant la réunion, aucune chance d’aboutir à une issue heureuse ! Les réunions peuvent être de différents ordres : délivrer de l’information, recueillir de l’information, décider ensemble, trouver un accord à un différend, lancer un projet, etc. Quel que soit l’objectif, il doit être clairement défini et annoncé.

2. Soyez rigoureux dans la préparation de la réunion

Une fois que vous savez quel est le sujet et quel est le but de la réunion, préparez scrupuleusement les points suivants :  

  • Identifiez les enjeux
  • Définissez les sujets à traiter
  • Établissez les règles de fonctionnement
  • Établissez la liste des participants
  • Veillez à une logistique appropriée au nombre des participants et à leurs contraintes (salle, horaires, etc.).

3. Intégrez tous les rôles de l’animateur de réunion

En tant qu’animateur, vous avez plusieurs rôles à jouer :

  • Vous êtes producteur : vous apportez de l’information, vous établissez les règles du jeu.
  • Vous êtes animateur : à vous de donner la parole, de solliciter et de gérer les échanges, de reformuler et de poser des questions.
  • Vous êtes facilitateur : vous veillez à ce que les règles du jeu soient respectées et vous vous assurez que la réunion progresse en étant vigilant au temps.​

4. Dotez-vous de co-animateurs

Donner aux autres participants des missions définies permet de plus les impliquer et donne des résultats positifs. Les missions possibles sont les suivantes et peuvent tourner entre les participants :  

  • Leader : il donner de la vision, rappelle l’objectif commun et suscite l’enthousiasme.
  • Facilitateur : il régule les relations entre les participants.
  • Gardien du temps : il aide l’animateur à rester maître du temps.
  • Administrateur : il note les points essentiels et aide à garder le fil conducteur.
  • Observateur : il prend de la distance et intervient ponctuellement pour réguler et dynamiser le groupe.

5. Soignez la fin de la réunion

Avant que tout le monde reprenne le cours de son travail et oublie ce qui s’est dit, prenez le temps de terminer la réunion avec soin. En tant qu’animateur, il vous incombe de synthétiser ce qui a été dit, en reformulant et en formalisant les résultats obtenus.

Actez des décisions prises ou décidez du reste à faire. Il est également important de désigner le rédacteur du compte-rendu ou de vous auto-désigner.

Un compte-rendu de réunion n’a pas à être long, mais il doit impérativement mentionner les décisions prises, et le « qui fait quoi pour quand ». Idéalement, un modèle de compte-rendu est partagé au sein des participants et utilisé à chaque réunion.

Intégrez ces cinq points à vos réunions est l’assurance de maintenir leur efficacité !

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