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BLOG / Efficacité professionnelle

 

Mails trop longs, confus, agressifs ou désagréables, remplis de fautes, insistants…la liste est longue des types de mails que personne n’a envie de recevoir. Pour éviter cela, quelques méthodes et points de vigilance sont bons à mettre en place. Nous les présentons dans cet article.

 

Un mail c’est court, clair et concret

  • Court : 15-20 mots par phrase, 4/5 phrases maximum par paragraphe, un maximum de 20 lignes ;
  • Clair : 1 info par phrase, des phrases structurées : sujet/verbe/complément, un texte en minuscules, 1 signature complète, 1 titre informatif et / ou attractif ;
  • Concret : restez factuel, attention aux opinions, dites « je », « vous », « nous » pour impliquer. N’utilisez pas de jargon, surtout avec des lecteurs qui ne sont pas de votre domaine.

 

Un mail, c’est structuré

Quel que soit le motif pour lequel vous devez écrire un mail, il y a un plan à adopter. Il va permettre à votre interlocuteur de rapidement comprendre à la fois les raisons pour lesquels vous lui écrivez et ce qu’il doit faire.

  • Une information à donner : formulez l’information en 1 phrase puis les conséquences de cette information
  • Une action à demander : présentez immédiatement l’action à mener, sans tourner autour du pot. Justifiez-la en expliquant pourquoi elle est pertinente et présentez les répercussion positives qu’elle aura.
  • Un problème à résoudre :
    1. Exposez le problème, expliquez les conséquences que cela induit puis proposer une action correctrice. 
    2. Exposez le problème, présentez l’action correctrice puis ses répercussions positives

 

Clarté et synthèse doivent être les maîtres mots de la rédaction de mails. Par ailleurs, il est démontré que moins on envoie de mails, moins on en reçoit : posez-vous toujours la question de la pertinence de ce mode de communication.  

 

Rédigé par Maud Cornet 

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