Déclaration 2483, préparation du plan de formation, consultation du comité d’entreprise : l’année du responsable formation est rythmée par différentes obligations sociales et administratives.
Pour ce premier article de l’année 2013, nous vous proposons un « calendrier type » du responsable formation.

La formation dans une entreprise est rythmée par des périodes et des dates qui correspondent soit aux différentes phases de l’élaboration de sa politique de formation, soit au calendrier social relatif à la consultation des élus, soit à des obligations administratives. Ces dates construisent le cadre chronologique des activités du responsable de formation.

Un calendrier annuel

Deux facteurs confèrent un caractère annuel à la politique de formation de l’entreprise :
- un facteur « administratif » : l’entreprise rend compte, chaque année, des conditions dans lesquelles elle a respecté son obligation de participation financière à la formation ;
Remarque : les entreprises occupant au moins 10 salariés doivent envoyer leur déclaration 2483 au Trésor public au plus tard le deuxième jour ouvré suivant le 1er mai de l’année N pour les dépenses au titre de l’année N - 1.
- un facteur « social » : le comité d’entreprise (CE) donne son avis tous les ans sur l’exécution du plan de formation de l’année précédente et sur le projet de plan pour l’année à venir.

Des obligations mensuelles

En croisant les obligations administratives et sociales du responsable formation, on peut établir un calendrier annuel de travail. A noter toutefois que ce calendrier dépend de l’organisation de l’entreprise. Le calendrier figurant ci-après ne peut être qu’indicatif : l’importance des délégations, la taille de l’entreprise, les usages en matière de relations sociales et la mise en place d’un programme pluriannuel de formation peuvent nuancer la trame proposée.

Janvier  :
- diffusion du plan de formation « stabilisé » de l’année qui vient de commencer ;
- organisation des travaux pour construire le bilan des actions de l’année 2012, y compris Dif, Cif, VAE et bilans de compétences, et des travaux pour la déclaration 2483 ;
- bouclage du PV de la réunion du CE relative à la délibération sur le plan de formation (ces travaux se font par établissement pour les entreprises à établissements multiples) ;
- surveiller le planning des Opca concernant les appels à cotisations et en informer les services administratifs et financiers.

Février : premier bilan de mise en œuvre du plan 2013 : diagnostic des problèmes avec les correspondants ou responsables des services et mesures correctives (si besoin).
Ce diagnostic des problèmes peut être effectué chaque mois par le responsable formation.

Mars :
- bouclage des travaux sur la déclaration 2483 relative à l’année 2012 et rapprochement avec les services administratifs et financiers ;
- préparation du premier bilan trimestriel : tableau de bord pour la direction et document d’information du CE ou de sa commission formation.

Avril :
- point d’étape sur le plan 2013  avec le réseau puis la DRH et avec les institutions représentatives du personnel ;
- rapprochement du bilan de l’année 2012  et du plan de l’année 2013 : le deuxième est-il dans la continuité du premier ? Les actions correctives fonctionnent-elles ? Les tendances de l’année 2012 (taux d’annulation, de désistement, évolution des demandes individuelles en Dif, Cif, VAE et bilan de compétences) sont-elles confirmées ou infléchies ?

Mai :
- déclaration relative à la formation 2483 (entreprises d’au moins 10 salariés) ;
- choix de la méthode pour réunir les besoins des services et recensement des projets de type technologique ou organisationnel posant des problèmes de formation ;
- préparation des documents sur les conditions d’accueil en stage des jeunes en première formation technologique ou professionnelle.
Ces documents d’information sont remis au CE, lors de la consultation sur le plan de formation, et aux délégués syndicaux.

Juin :
- fin des formations calées sur l’année scolaire : veiller aux conditions de retour des salariés dans l’entreprise ;
- boucler les conditions concrètes de séjour de jeunes stagiaires sous statut scolaire ;
- deuxième bilan trimestriel ;
- préparation de la consultation annuelle du CE sur les orientations de la formation professionnelle dans l’entreprise ;
- consultation du CE sur les orientations de la formation dans l’entreprise (ou juillet).

Juillet :
- boucler le bilan de la mi-année et préparer des mesures correctives (si besoin) ;
- instruire les premiers choix (stratégiques et politiques) pour le plan de l’année 2014.

Août/septembre :
- veiller aux actions de formation débutant sur le calendrier scolaire ;
- bâtir une première esquisse générale du plan de l’année 2014, pour de premiers aller-retour avec le réseau, les services et les directions ;
- finalisation et validation du dossier pour la première réunion du CE sur les bilans des années 2012 et 2013 et transmission des documents aux élus (3 semaines avant la réunion) (ne pas oublier de préparer un ou des documents sur les conditions de mise en œuvre des contrats et des périodes de professionnalisation et sur la mise en œuvre du Dif) ;
- première réunion du CE.

Octobre : contrôle de l’exécution des différentes conventions en cours.

Novembre :
- instruire pour la direction les arbitrages possibles et boucler le document dit plan 2014 ;
- veiller au retard d’exécution du plan 2013.

Décembre :
- premières balances « physico-financières » pour le plan de l’année 2013 ;
- transmission des documents aux élus pour la deuxième réunion du CE ;
- deuxième réunion du CE sur le plan de l’année 2014.


Sophie Picot-Raphanel
Guide Formation Professionnelle Continue
Éditions Législatives

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