L’entretien professionnel en pratique

Tous les 2 ans, l’entreprise doit réaliser pour chaque salarié un entretien professionnel consacré à ses perspectives d’évolution professionnelle. Les premiers entretiens des salariés ont, en principe, été réalisés en mars 2016. Les deuxièmes doivent être organisés au plus tard en mars 2018. Conseils pratiques et règles à respecter pour bien organiser cette rencontre.

Quels sont les salariés concernés par l’entretien professionnel ?

Tous les salariés de l’entreprise qui ont deux ans d’ancienneté dans l’entreprise doivent bénéficier de cet entretien professionnel, qu’ils soient en contrat à durée indéterminée (CDI) ou en contrat à durée déterminée (CDD), à temps plein ou à temps partiel, y compris les titulaires d’un contrat en alternance.

Cet entretien professionnel a été intégré au sein du code du travail et rendu obligatoire pour toutes les entreprises, quel que soit leur effectif, par la loi « formation » du 5 mars 2014 (JO, 6 mars). Compte tenu de la date d’entrée en vigueur de cette loi, les premiers entretiens des salariés en poste devaient être réalisés au plus tard en mars 2016. Les deuxièmes doivent donc être organisés au plus tard en mars 2018. Pour les salariés recrutés ultérieurement, les entretiens doivent avoir lieu dans les 2 ans suivant le recrutement.

L’entretien professionnel doit également être systématiquement proposé par l’employeur au salarié qui reprend son activité à l’issue de l’une des absences listées par l’article L. 6315-1 du code du travail dont notamment le congé maternité et le congé parental d’éducation.

Quel est l’objet de cet entretien ?

L’entretien professionnel ne porte pas sur l’évaluation du salarié. Il est consacré à ses perspectives d’évolution professionnelle notamment en termes de qualification et d’emploi. Il comporte également des informations relatives à la validation des acquis de l’expérience (VAE) (C. trav., art. L. 6315-1).

Le but de cette rencontre est d’échanger sur la situation professionnelle du salarié en s’écartant des problèmes quotidiens et de s’interroger sur ses perspectives d’évolution dans le cadre de son poste actuel mais également dans le cadre d’un autre poste.

A l’issue des discussions, il est possible, par exemple, d’envisager de recourir au conseil en évolution professionnelle ou au bilan de compétences pour aider le salarié à construire ou à confirmer un objectif professionnel ou un besoin de formation.

Qui doit réaliser l’entretien professionnel ?

Le code du travail ne comporte aucune précision sur ce sujet. L’entretien professionnel peut donc être réalisé par le manager direct qui s’occupe déjà de l’entretien annuel d’évaluation. Il peut également être réalisé par le service RH qui dispose d’une meilleure connaissance des postes existants ainsi que des orientations et évolutions attendues des emplois et technologies dans l’entreprise.

Autre possibilité : les managers mènent les entretiens professionnels se déroulant tous les 2 ans. Les services RH sont chargés des entretiens au retour de certaines absences et du bilan récapitulatif effectué tous les 6 ans.

Le choix de l’interlocuteur du salarié lors de l’entretien professionnel varie selon l’organisation de l’entreprise, sa taille, les moyens disponibles, son secteur d’activité et éventuellement selon les fonctions concernées (commercial, manager, ingénieur…).

Quelles sont les modalités de convocation du salarié ?

Les modalités de convocation sont déterminées librement par l’employeur, sauf stipulations particulières de l’accord de branche ou d’entreprise. La convocation peut par exemple être faite par e-mail et être accompagnée des documents permettant au salarié de préparer l’entretien. Elle doit être envoyée suffisamment à l’avance pour que le salarié puisse effectuer cette préparation.

En outre, il est nécessaire, à notre avis, pour réaliser un entretien constructif, de prévoir une durée d’au moins 1 heure à 1 heure 30 pendant le temps de travail du salarié.

Un document écrit doit-il être remis au salarié ?

Le code du travail prévoit expressément que l’entretien professionnel donne lieu à la rédaction d’un document dont une copie est remise au salarié. Cette remise est obligatoire aussi bien pour l’entretien périodique (tous les 2 ans) ou ponctuel (au retour de certaines absences listées par le code du travail).

Aucune indication n’est donnée sur la forme ou le contenu de cet écrit. En l’absence de modèle officiel « type » ce document doit, à notre avis, contenir au minimum les mentions suivantes :

• la date et le motif de l’entretien (périodique ou retour d’absence) ;
• l’emploi, le poste ou la fonction occupée par le salarié ;
• le nom et la fonction du responsable de l’entretien ;
•  l’historique des deux dernières années présentant les actions de formation dispensées, les éléments de certification acquis et les progressions salariales ou professionnelles ;
• les éventuelles décisions prises sur l’évolution professionnelle du salarié et les formations envisagées

Il convient également d’indiquer, le cas échéant, la date de précédent entretien professionnel et son motif.

Quelle articulation avec l’entretien annuel d’évaluation ?

L’entretien annuel d’évaluation a pour objectif de formaliser les résultats du salarié pour l’année écoulée (atteinte ou non des objectifs, actions correctives, promotion, mobilité…) et de définir ses objectifs pour l’année suivante.

Cet entretien n’est pas prévu par le code du travail. Il n’est donc pas obligatoire.

Il relève de la politique RH de l’entreprise qui définit sa propre politique d’évaluation des salariés.

En l’absence de toute précision contraire, l’entretien professionnel peut être réalisé dans le cadre d’une procédure plus générale déjà existante ou faire l’objet d’une approche spécifique. Ainsi, une entreprise peut toujours réaliser entretien professionnel et entretien d’évaluation au cours d’une même rencontre, en distinguant, par exemple, deux périodes de temps et surtout en établissant deux comptes rendus écrits différents.

L’entreprise peut également décider de réaliser deux entretiens pour chaque salarié à des moments différents.

Quel suivi ?

Qu’il s’agisse de l’entretien professionnel ou de l’entretien annuel d’évaluation, il est fortement recommandé de tenir informé le salarié des suites données à la discussion, notamment en ce qui concerne la formation. L’analyse des conclusions des entretiens est le plus souvent réalisée par la DRH qui prend les décisions finales en lien, bien sûr, avec l’encadrement direct du salarié. Cette analyse est effectuée en fonction des ressources et de la politique RH de l’entreprise.

Ne pas assurer le suivi des entretiens peut mettre en danger la crédibilité de la démarche qui nécessite l’adhésion des salariés et des managers. De plus, l’absence de réalisation des propositions faites lors de l’entretien, telles que, par exemple, un départ en formation ou la réalisation d’un bilan de compétences, peut susciter de la frustration ou de la démotivation de la part du salarié.

Quelles sanctions dans le cadre du « bilan des 6 ans » ?

Tous les 6 ans, l’entretien professionnel fait un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié.

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, lorsque le salarié n’a pas bénéficié durant 6 ans de ses entretiens professionnels et d’au moins deux des trois mesures suivantes : une action de formation, des éléments de certification par la formation ou par une validation des acquis de l’expérience (VAE) ou une progression salariale ou professionnelle, l’entreprise devra abonder son compte personnel de formation (CPF). Cet abondement est égal à 100 heures pour un salarié à temps plein ou 130 heures pour un temps partiel. L’employeur devra également verser à l’Opca une pénalité égale à 3 000 euros pour un temps plein et 3 900 euros pour un temps partiel.

Les premières sanctions financières devraient donc intervenir au plus tôt en 2020.

Le code du travail ne précise pas la notion d’action de formation qu’il faut retenir dans le cadre de cet état des lieux. Faut-il reprendre la définition donnée par le code du travail ? D’autres modes d’apprentissage tels que le tutorat peuvent-ils être pris en compte ?

Autre interrogation : que faut-il entendre par « progression salariale » ? Sur toutes ces questions, l’administration n’a pour le moment apporté aucun élément de réponse.

Autre point souvent soulevé par les DRH et les responsables formation : les sanctions seront-elles appliquées en cas de retard dans la réalisation des entretiens professionnels ? Pas de précisions également sur ce point. A notre avis, l’administration pourrait être clémente sur un retard d’organisation mais pas sur une non-réalisation des entretiens.

Autre élément de vigilance : prendre acte, dans la mesure du possible, par écrit, du refus éventuel du salarié.

Sophie Picot-Raphanel
© Guide Formation Professionnelle Continue /Editions Législatives