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Si la VAE est une démarche en principe individuelle, laissée à l’initiative du salarié, elle peut aussi prendre une forme collective. Elle devient alors un outil de gestion des ressources humaines et un moyen pour l’entreprise de professionnaliser et de développer l’employabilité de ses salariés. Le bon déroulement et la réussite du projet passent par le respect d’un certain nombre d’étapes.

L’entreprise doit cibler son besoin

Définir les objectifs

Première étape pour une entreprise qui souhaite développer une démarche collective de VAE : en définir le ou les objectifs en fonction du ou des projets de l’entreprise. Ces objectifs sont variés :
- préparer des reconversions professionnelles (disparition de certains métiers) ;
- maintenir l’employabilité dans le cadre de mutations technologiques ou économiques ;
- prévenir les risques d’usure professionnelle ;
- favoriser la mobilité interne ;
- qualifier et motiver le personnel dans le but de le fidéliser ;
- professionnaliser un métier pour attirer de nouvelles candidatures ;
- anticiper des exigences à venir en termes de qualification.

Sélectionner les candidats

Selon les objectifs qu’il souhaite atteindre, l’employeur identifie les salariés qui seront potentiellement concernés par la VAE collective ; celle-ci peut aussi bien concerner un groupe de salariés exerçant un même métier que des salariés exerçant un métier différent.
Les salariés doivent être associés au plus tôt à la démarche. Cette information peut se réaliser en deux temps :
- une présentation générale du projet (objectifs, bénéfices pour l’entreprise et les salariés et modalités de mise en œuvre) ;
- des entretiens individuels pour s’assurer de la compréhension et de la motivation des salariés.

À l’issue de ces entretiens, l’entreprise sélectionne les candidats retenus et peut formaliser leur engagement réciproque dans un contrat : le salarié s’engage à s’investir pleinement en vue d’obtenir la certification et l’entreprise à l’accompagner tout au long de la démarche. Elle peut également s’engager, si le salarié obtient la certification, à faire évoluer son poste et/ou sa rémunération.

Remarque : entreprise et salarié doivent également s’entendre sur les modalités de mise en œuvre de l’action de VAE : sur ou en dehors du temps de travail, utilisation du Dif, du congé pour VAE.

Evaluer les dépenses

Il est nécessaire pour l’entreprise d’évaluer le coût global de la VAE : rémunération des salariés, allocation de formation si l’accompagnement est réalisé hors temps de travail, frais éventuels de transport et d’hébergement, valorisation du temps passé par l’encadrement ou le service RH… Elle doit, ensuite, mobiliser les financements nécessaires pour ses salariés (notamment auprès des Opca).

Identifier les compétences des salariés concernés

L’employeur recense les compétences acquises par ces salariés, dans l’entreprise ou en dehors. Ce recensement passe par une analyse détaillée des postes occupés et par l’utilisation de tous les outils RH disponibles dans l’entreprise (définitions de poste, entretiens annuels, entretiens professionnels…).

Une fois les compétences identifiées, l’entreprise doit choisir la ou les certifications adaptées.

Remarque : l’implication des managers est cruciale pour la réussite du projet. Ils peuvent suivre et épauler les salariés tout au long de la démarche et identifier d’autres candidats potentiels. L’entreprise peut nommer un chef de projet ou référent chargé de piloter l’action de VAE jusqu’à son terme (calendrier, dates à respecter, relais d’informations).

L’entreprise doit prévoir les modalités d’accompagnement candidat

Dans le cadre des VAE collectives, l’entreprise est à l’origine de la démarche. Elle a donc intérêt à la réussite du plus grand nombre de salariés sélectionnés. Pour cela, elle doit les soutenir en mobilisant des moyens et mettre en place un accompagnement.
À noter également que lorsqu’un salarié s’engage individuellement dans une VAE, rien n’empêche l’entreprise de l’aider dans sa démarche.
L’accompagnement est une aide méthodologique au candidat à la VAE pour constituer son dossier auprès de l’organisme certificateur, pour préparer son entretien avec un jury et éventuellement la mise en situation professionnelle. Cet accompagnement peut être réalisé en externe par l’organisme certificateur ou un prestataire extérieur.
La durée de l’accompagnement varie selon les besoins des salariés et de la ou des certifications visées. L’entreprise va choisir le prestataire qui va assurer cet accompagnement en fonction de ses éléments.
L’appui de l’entreprise est complémentaire à cet accompagnement externe. Son soutien moral et matériel contribue au succès de l’opération. Ce soutien prend différentes formes : mise à disposition d’outils de travail pour préparer la mise en situation professionnelle, aménagement des horaires, formation complémentaire….

Remarque : lorsque la VAE est portée par l’entreprise et plusieurs candidats, les chances de réussite sont optimisées par la synergie créée au sein du groupe de candidats.

Il est conseillé d’organiser des points réguliers entre le salarié et le responsable RH (et éventuellement le référent VAE).

L’entreprise doit veiller à assurer un suivi post-VAE

Mettre en place un entretien individuel de bilan

Il est conseillé aux entreprises de mettre en place un entretien de bilan de VAE pour les salariés qui ont obtenu leur certification mais également pour ceux qui ne l’obtiennent pas ou qui n’obtiennent qu’une validation partielle.
En cas de réussite, cet entretien est l’occasion de féliciter le salarié mais éventuellement de discuter de l’évolution de sa rémunération et/ou de son poste. L’entreprise peut lui accorder une prime ou revoir sa rémunération. Mais, cela n’a pas de caractère obligatoire.

Remarque : si l’entreprise n’entend pas établir un lien entre VAE et rémunération, elle doit avoir été claire avec les salariés, dès le début.

La réussite du salarié peut également être l’occasion de revoir son poste et de lui confier plus de responsabilités, justifiant un changement de rémunération.
En cas de validation partielle, l’entreprise discutera lors de cette rencontre des actions à mettre en place notamment les formations complémentaires nécessaires à l’obtention de la totalité de la certification.
Pour les salariés qui n’obtiennent pas leur certification, l’entreprise doit prendre soin de les rassurer et de veiller à disjoindre l’échec d’une remise en cause de la qualité professionnelle.

Valoriser la démarche

Pour valoriser le succès collectif des salariés, l’entreprise peut, par exemple, rédiger un article dans son journal interne ou organiser une réunion pour fêter l’événement. Objectifs de cette valorisation : susciter de nouvelles candidatures et encourager d’autres salariés à prendre la même voie.

Sophie Picot-Raphanel
Guide Formation Professionnelle Continue / Editions Législatives

Voir la formation associée :
>> VAE, bilan de compétences : maîtriser les dispositifs pour élaborer des parcours professionnels

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