L'Assemblée Générale à distance, nouveau serpent de mer de la copropriété 

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Si la loi ALUR (n° 2014-366 du 24 mars 2014) avait déjà initié une dynamique de dématérialisation dans la gestion des copropriétés, notamment par l’obligation faite aux syndics professionnels de mettre en place un « accès en ligne sécurisé » (autrement dit un extranet) permettant d’accéder à distance aux documents de la copropriété et d’adresser par mail aux copropriétaires les convocations aux assemblées générales, les nouvelles dispositions de loi ELAN (n° 2018-1021 du 23 novembre 2018)  et  la crise sanitaire ont inévitablement précipité cette transition numérique vers l’organisation et la tenue des assemblées générales à distance.

 

Pour en savoir plus :

Parler de dématérialisation en matière de copropriété laisse bien souvent un bon nombre de questions sans réponse de la part les gestionnaires syndic de copropriété quant aux moyens techniques à déployer et des copropriétaires eux-mêmes notamment en raison de leur âge et de leur accès à des moyens de communication dématérialisés. L’une des évolutions majeures en la matière est pourtant issue de l’article 211 de la loi ELAN précisant que les copropriétaires eux-mêmes pourront “participer à l'assemblée générale par présence physique, par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification. “

 

Dans un souci de mise en application de cette précédente disposition, l’article 6 du décret n° 2019-650 du 27 juin 2019 est venue préciser qu’il reviendra à l'assemblée générale des copropriétaires de décider “des moyens et supports techniques permettant aux copropriétaires de participer aux assemblées générales par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique ainsi que des garanties permettant de s'assurer de l'identité de chaque participant. “ Cette décision devra d’ailleurs être prise sur la base de devis élaborés à l'initiative du syndic ou du conseil syndical et le syndicat des copropriétaires en supportera les coûts.

 

Une fois ce dispositif de visio-conférence devenu effectif, chaque copropriétaire souhaitant participer à l'assemblée générale par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique devra en informer par tout moyen le syndic trois jours francs au plus tard avant la tenue de l'assemblée générale.

 

La genèse d’une transition forcée par l’effet de la crise sanitaire et la nécessaire gestion des copropriétés par le syndic.

Par la force des évènements mais surtout en raison de son obligation contractuelle de gestion des immeubles bâtis conféré le bais du contrat type, le gouvernement a, par le biais de l’article 22.2 I de l’ordonnance n° 2020-304, du 25.3.20 autorisé les syndics, de façon dérogatoire, à prévoir l’absence physique des copropriétaires aux assemblées générales, en choisissant en lieu et place de ces derniers le moyen de communication électronique qui permettra la participation à distance à la réunion et en l’obligeant à préciser ledit moyen de communication choisi dans la convocation à l’assemblée générale.

 

Par une nouvelle dérogation à l’art. 17-1 A de la loi du 10.7.65, l’ordonnance n°2020-1400 du 18 novembre 2020 est venue étendre jusqu'au 1er avril 2021 (et non plus seulement jusqu'au 31 janvier 2021 initialement prévu par la précédente ordonnance), le pouvoir donné à chaque syndic de juger de l’opportunité d’une telle décision à laquelle les copropriétaires n’ont pas à prendre part. Dans l’éventualité où le syndic disposerait des moyens informatiques nécessaires (ce qui se fait rare en pratique), les copropriétaires pourront alors participer aux assemblées générales par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification, la transmission de leur voix, ainsi que la retransmission continue et simultanée des délibérations. Ils pourront également voter par correspondance, avant la tenue de l'AG, dans les conditions normales telles que découlant de la réforme du droit de la copropriété (loi du 10.07.1965, art. 17-1 A).

 

QUID du vote par correspondance comme méthode transitoire vers la visio-conférence ?

Comme nous avons pu le relever précédemment, si la démarche initiée par la loi Elan et les ordonnances COVID a pour objectif de démocratiser la dématérialisation des assemblées générales, il est légitime de penser que cette transition numérique ne trouvera une effectivité qu’à long terme pour une multitude de raison tenant à la fois aux générations de copropriétaires, aux copropriété elles-mêmes, aux solutions informatiques à disposition des syndics de copropriété mais surtout à la possibilité laissée aux copropriétaires de voter par correspondance.

 

De cette période de crise sanitaire, c’est certainement le vote par correspondance que les syndics et les copropriétaires retiendront comme véritable évolution dans la tenue des assemblées générales. Qu’il soit imposé ou non par le syndic, chaque copropriétaire peut librement choisir de voter par correspondance, en retournant le formulaire réglementaire prévu à cet effet et annexé à l’ordre du jour envoyé avec la convocation à l’assemblée générale.

 

Coté syndic, les professionnels n’ont pu que retenir la praticité du vote par correspondance dans la tenue des assemblées générales à huit clos. D’autant plus que compte tenu de l’incertitude sanitaire, l’article 22-2 de l’ordonnance n°2020-304 leur a permis de modifier le mode de tenue d’une assemblée générale déjà convoquée, à condition d’en informer les copropriétaires 15 jours au moins avant la date fixée, « par tout moyen permettant d’établir avec certitude la date de la réception de cette information ».

 

Constatant le véritable engouement des professionnels de la copropriété pour le vote par correspondance, on peut légitimement penser que certains syndics mettront un certain temps avant d’organiser la tenue d’assemblées générales avec une application de visioconférence, d’autant plus qu’à l’exception de quelques solutions ad hoc (développée par Cisco), les logiciels gratuits (Skype, Gotomeeting ou Zoom, pour ne citer qu’eux) ne satisfont pas aux obligations d’identification de chacun des participants (conservation d’une trace des entrées et sorties d’un copropriétaire durant l’assemblée générale) et de « transmission de leur voix, ainsi que la retransmission continue et simultanée des délibérations ».

 

Adrien Gotty - Formateur immobilier

 

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