Généralisation de la lettre recommandée électronique au 1er janvier 2019

BLOG / Immobilier - Urbanisme - Construction

Généralisation de la lettre recommandée électronique au 1er janvier 2019

La précision par décret des exigences requises afin de garantir l'équivalence de l'envoi d'une lettre recommandée électronique avec l'envoi d'un recommandé postal permettra d'utiliser ce procédé hors du cadre contractuel, dès le 1er janvier 2019.

A propos du décret  D. n° 2018-347, 9 mai 2018 relatif à la lettre recommandée électronique : JO, 12 mai

Le décret du 9 mai 2018, qui entrera en vigueur le 1er janvier 2019, étend l’usage de la lettre recommandée électronique à tous les cas d’utilisation de la lettre recommandée papier. Il fixe les modalités d’application de l’article L. 100 du code des postes et des communications électroniques, créé par l’article 93 de la loi du 7 octobre 2016 pour une République numérique. Il insère pour cela, dans ce code, un livre III intitulé « Autres services, dispositions communes et finales » qui comprend un chapitre Ier, dédié à la lettre recommandée électronique, composé de nouveaux articles numérotés R. 53 à R. 53-4.

Remarque : depuis le 5 février 2011, l’utilisation de la lettre recommandée électronique, est encadrée par un décret du 2 février 2011 qui réserve son utilisation au cadre contractuel et plus précisément à la conclusion ou l’exécution d’un contrat (D. n° 2011-144, 2 févr. 2011 : JO, 4 févr.). Il sera abrogé, dès l’entrée en vigueur du présent décret, le 1er janvier 2019.

L’article R. 53 du code des postes et des communications électroniques définit la lettre recommandée électronique comme un envoi recommandé électronique au sens de l’article L. 100 du même code. Le décret du 9 mai 2018 fixe les conditions d’application de cet article visant à garantir l’équivalence de l’envoi recommandé électronique avec l’envoi recommandé sur support papier (C. P. et communications électroniques, art. R. 53-1 à R. 53-4, créés par D.).

Vérification des identités de l’expéditeur et du destinataire

La vérification initiale de l’identité de l’expéditeur est réalisée par l’une des modalités prévues à l’article 24 du règlement (UE) n° 910/2014, c’est-à-dire :

  • soit par la présence en personne de la personne physique ou du représentant autorisé de la personne morale ;
  • soit à distance, à l’aide de moyens d’identification électronique pour lesquels, avant la délivrance du certificat qualifié, la personne physique ou un représentant autorisé de la personne morale s’est présenté en personne ;
  • soit au moyen d’un certificat de signature électronique qualifié ou d’un cachet électronique qualifié ;
  • soit à l’aide d’autres méthodes d’identification reconnues au niveau national qui fournissent une garantie équivalente en termes de fiabilité à la présence en personne.

La vérification initiale de l’identité du destinataire doit être assurée au minimum dans les conditions prévues, pour le niveau de garantie substantiel, au point 2.1. de l’annexe du règlement d’exécution (UE) 2015/1502 de la Commission du 8 septembre 2015. Cette annexe donne une liste très exhaustive des éléments nécessaire à cette identification.

Après avoir procédé à cette vérification initiale de l’identité de l’expéditeur ou du destinataire, le prestataire de lettre recommandée électronique peut leur attribuer un moyen d’identification électronique qu’ils utiliseront pour attester de leur identité à chaque envoi ou réception. Si le prestataire n’attribue pas de moyen d’identification électronique ou si ce moyen n’est pas utilisé, la vérification d’identité doit être effectuée dans les mêmes conditions que la vérification initiale (C. P. et communications électroniques, art. R. 53-1, créé).

Délivrance de la lettre recommandée électronique

Le prestataire de lettre recommandée électronique délivre à l’expéditeur une preuve du dépôt électronique de l’envoi. Le prestataire doit conserver cette preuve de dépôt au moins un an.

Cette preuve de dépôt doit comporter :

  • l’identité de l’expéditeur et son adresse électronique ;
  • l’identité du destinataire et son adresse électronique ;
  • un numéro d’identification unique de l’envoi attribué par le prestataire ;
  • la date et l’heure du dépôt électronique de l’envoi indiquées par un horodatage électronique qualifié ;
  • la signature électronique avancée ou le cachet électronique avancé (C. P. et communications électroniques, art. R. 53-2, créé).

Le prestataire de lettre recommandée électronique informe le destinataire, par voie électronique, qu’une lettre recommandée électronique lui est destinée et qu’il a la possibilité, pendant un délai de 15 jours à compter du lendemain de l’envoi de cette information, d’accepter ou non sa réception. Il est à noter que le destinataire n’est pas informé de l’identité de l’expéditeur de la lettre recommandée électronique (C. P. et communications électroniques, art. R. 53-3, I, créé).

Si le destinataire accepte de recevoir la lettre recommandée électronique, le prestataire procède à sa transmission. Le prestataire conserve une preuve de la réception par le destinataire des données transmises et du moment de la réception pendant une durée d’un an minimum. Cette preuve de réception comporte la date et l’heure de réception de l’envoi, indiquées par un horodatage électronique qualifié (C. P. et communications électroniques, art. R. 53-3, II, créé).

Si le destinataire refuse de recevoir la lettre recommandée électronique ou s’il ne la réclame pas, le prestataire met à disposition de l’expéditeur, au plus tard le lendemain de l’expiration du délai de 15 jours octroyé au destinataire pour accepter la lettre recommandée électronique, une preuve de ce refus ou de cette non-réclamation. Cette preuve précise la date et l’heure du refus telles qu’indiquées par un horodatage électronique qualifié.

Le prestataire conserve la preuve de refus ou de non-réclamation du destinataire pendant au moins un an (C. P. et communications électroniques, art. R. 53-3, III, créé).

L’expéditeur a accès aux informations relatives à son envoi pendant un an (C. P. et communications électroniques, art. R. 53-3, IV, créé).

La responsabilité du prestataire est engagée en cas de retard dans la réception ou en cas de perte des données (C. P. et communications électroniques, art. R. 53-4, créé).

 

Jean-Yves Borel, Conseiller scientifique Dictionnaire permanent Recouvrement de créances et procédures d'exécution – Veille permanente 30 mai 2018

Actualité 2019 de la paie : ce qu'il faut savoir !

Agréé auprès du ministère du Travail
pour les informations CE (arrêté n°99-469 du 29/03/99)

Agréé auprès du Préfet de Région pour
les formations CHSCT (arrêté n°2003-2254 du 28/10/03)

Consultants en formations certifiés
Kirkpatrick four levels°niveau bronze