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La gestion des adresses Email dans le cadre de la dématérialisation des notifications

La gestion des adresses Email dans le cadre de la dématérialisation des notifications

 

La dématérialisation des notifications est en marche. Un démarrage qui semble se faire en douceur, au moins pour les indépendants, structures petites ou moyennes qui ne souhaitent pas toujours faire la promotion de cette nouvelle possibilité. Les grands groupes ont rapidement fait une offre à leurs clients, conscients des économies que peut générer la dématérialisation.

Il existe (ou existait) des problématiques d’incertitude de délais, de méthodologie, de choix de prestataire, mais il est une problématique dont on parle peu : la gestion des adresses email des copropriétaires.

L’utilisation des emails par les syndics n’a évidemment rien de nouveau. Désormais ce ne sera plus seulement une facilité pour la communication avec les copropriétaires, mais la validité des convocations d’assemblées générales et des procédures qui sera en jeu.

Deux difficultés sont à anticiper et chaque cabinet doit réfléchir à la façon de sécuriser sa gestion :

- La première difficulté est le respect strict de l’article 64-1 du décret 67-223 du 17 mars 1967 créé par le Décret n°2015-1325 du 21 octobre 2015. Lorsqu’un copropriétaire donne son accord ou demande à recevoir les notifications (et donc pas seulement les convocations) en dématérialisé, le syndic doit porter la demande sur le procès-verbal si celle-ci est faite en cours d’Assemblée générale, ou sur le registre des procès-verbaux si la demande est faite en dehors d’une assemblée générale. Le même principe d’inscription est à faire si ultérieurement le copropriétaire renonce à la dématérialisation de ses notifications.

En cours d’Assemblée générale, on ne pourra pas se contenter d’inscrire le nom du demandeur sur le procès-verbal, il faudra aussi obtenir de celui-ci un écrit confirmant cette demande et spécifiant l’adresse email à utiliser pour les notifications.

On sait à quel point la technologie peut être source de facilitation et de productivité, mais aussi source de blocage exaspérant et parfois très couteux. Si beaucoup ont râlé contre la Poste, il faut reconnaître qu’une lettre même mal adressée arrive presque systématiquement. Mais l’erreur d’une lettre ou d’un point suffit à bloquer définitivement tout envoi d’un email. La transcription manuscrite de l’adresse email est source fréquente d’erreurs. Il faudra donc disposer en Assemblée de demandes types de changement de domicile à compléter donnant les moyens d’une bonne fiabilité de saisie de l’adresse email et rappelant aux copropriétaires demandeurs les conséquences et la confirmation expresse de leur accord.

Les Éditions législatives ont publié un modèle de ce type document.

Le syndic devra amener des exemplaires à mettre à disposition, accompagnés de bons stylos et prévoir une table pour éviter le document renseigné à la mine de plomb en s’appuyant sur un genou…  Il sera ensuite prudent de tester l’adresse avant d’avoir besoin de réaliser une notification par l’intermédiaire d’un tiers certificateur. Ces détails peuvent prêter à sourire, mais aussi éviter bien des difficultés.

Il faudra également penser, à chaque demande de dématérialisation des notifications faite en dehors de l’Assemblée générale, à mettre à jour le fichier prévu à l’article 32 du décret 67-223 du 17 mars 1967 et à inscrire la demande sur le registre des procès-verbaux (faut-il envisager un tableau à inclure dans le registre ?)

La seconde difficulté est le suivi des adresses email. Il est évident que celui qui aura demandé à recevoir ses notifications par email entendra recevoir ses appels de fonds et tous courriers par email, si ce n’est déjà fait. Rapidement le syndic n’enverra à ce copropriétaire plus aucun courrier postal. Tous les syndics connaissent la difficulté d’obtenir une notification conforme des changements de domicile des bailleurs, péniblement faite pour recevoir les courriers. L’expérience montre que, de plus en plus de syndics, se contentent de demandes par email, voire même d’un simple post-it collé sur le chèque de règlement des charges ce qui représente un risque juridique important.

On peut donc anticiper sans grand risque, qu’en l’absence de courrier postal, les notifications de changement de domicile seront l’exception. Le risque, c’est qu’à terme le syndic n’ai plus l’adresse physique de certains copropriétaires. Le seul lien sera l’une adresse email dont chacun sait qu’elle peut être volatile (changement d’opérateur, d’employeur, ou simplement changement d’adresse email en raison des spams sans information du syndic).

Si le problème se généralise, ce n’est plus uniquement le problème du copropriétaire qui a l’obligation de notifier tout changement de domicile, mais cela deviendra aussi celui du syndic qui doit notamment recouvrer des charges. Que fera le syndic si la dernière adresse connue, telle qu’un « gege47@gmail.com », ne répond plus ? Il y toujours des moyens pour retrouver le domicile d’un copropriétaire, mais c’est long et surtout payant.

Aussi, pour la validité de ses convocations d’assemblées et de ses assignations éventuelles, le syndic devra se montrer exigeant pour obtenir des notifications conformes de changement d’adresse afin d’assurer une « traçabilité » indiscutable de l’avis de mutation à la dernière adresse email connue.

Reconnaissons qu’il ne sera pas facile d’obtenir du copropriétaire une lettre recommandée avec AR pour le changement d’adresse email... Fournir un modèle à compléter manuellement et à signer peut-être facilitateur et sécurisant.

Ces deux points, qui pourraient sembler au premier abord assez triviaux, n’en sont pas pour autant anodins.

Dans quelques mois les demandes seront probablement importantes et un mauvais départ peut fragiliser considérablement la gestion des copropriétés et se révéler très chronophage.

Or nous n’en sommes qu’au début, la loi pour une République numérique a autorisé le Gouvernement à légiférer par ordonnance afin de favoriser la dématérialisation par le développement de l’envoi de documents par voie électronique, de l’usage de la signature électronique et de la lettre recommandée électronique.

 

Mathieu Gilbert, Consultant et Formateur en Immobilier

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