Le fait de déléguer à un ou plusieurs tiers prestataires la gestion de l'ensemble des services nécessaires à l'activité de l'entreprise est en pleine expansion. Généralement confiée aux responsables des services généraux et responsables de pôles immobiliers, cette activité est située au cœur de la vie de l'entreprise.
S'agissant d'une externalisation, cela implique également de piloter une ou plusieurs relations contractuelles avec des partenaires aux profils et poids économiques extrêmement variés : propriétaire bailleur / locataire, fournisseurs mono-service ou multi-services / multi-techniques.
Sur ce dernier point, le responsable Facility Management s'attache donc à développer ses compétences juridiques à plusieurs égards.
En premier lieu, il lui faut savoir lire un bail qu'il n'a généralement pas négocié afin de déterminer avec certitude quelles sont les prestations relevant du champ de responsabilité du bailleur et celles qu'il doit prendre en charge. Entre autres critères, la retranscription dans le bail de ce partage dépendra vraisemblablement du fait de savoir si l'immeuble est en multi-occupation ou s'il n'existe qu'un locataire. Le cas échéant, le bail sera accompagné d'un ensemble de conventions relatives à l'exploitation d'un restaurant inter-entreprises dont les impacts sociaux, comptables et fiscaux conduiront la négociation.
Acteur incontournable de la politique immobilière de l'entreprise, le responsable Facility Management anticipe les renouvellements et dénonciations des baux, ainsi que les revalorisations des loyers. Par sa connaissance des mécanismes juridiques des baux commerciaux, régime particulier très encadré par la loi, il optimise ainsi les charges immobilières de l'entreprise.
Ensuite, il est en relation constante avec de multiples fournisseurs de biens et services. Pour ce faire, il est amené à conclure de nombreux contrats formalisés de manière très simple (bon de commande et facturation) ou plus élaborée (conventions, accords-cadres, contrats multi-techniques et multi-services).
Quelles sont les précautions à prendre dans chacun de ces cas de figure afin de sécuriser juridiquement l'activité de l'entreprise ?
Comment gérer une contradiction entre ses propres conditions générales et les conditions générales du fournisseur ? Comment formuler les commandes de prestations faisant appel à titre principal à de la main d'œuvre ? Quels indicateurs pertinents choisir pour mesurer la performance des fournisseurs ? Quels leviers mettre en place pour s'assurer d'obtenir satisfaction ? Quand rédiger et faire appliquer un plan de prévention des risques si le fournisseur intervient sur site ? Comment encadrer l'intervention d'un sous-traitant du fournisseur, ... ?
Si le responsable Facility Management n'est pas appelé à être un juriste, une sensibilisation réelle à l'ensemble de ces questions permet à l'entreprise d'éviter des charges financières inutiles, voir même des condamnations civiles et pénales.
Xavier DEMULDER
Consultant, responsable juridique et formateur
Selon les cas de figure, elle est en effet susceptible de contribuer à la valorisation du patrimoine immobilier, au bon fonctionnement des installations de production, à la qualité de vie au travail de ses propres collaborateurs ou de ceux de ses clients. L'ensemble des charges inhérentes à l'ensemble de ces aspects de la vie de l'entreprise, et la manière de les envisager et les transcrire dans les comptes, pèsera lourd sur les résultats affichés par l'entreprise.
S'agissant d'une externalisation, cela implique également de piloter une ou plusieurs relations contractuelles avec des partenaires aux profils et poids économiques extrêmement variés : propriétaire bailleur / locataire, fournisseurs mono-service ou multi-services / multi-techniques.
Sur ce dernier point, le responsable Facility Management s'attache donc à développer ses compétences juridiques à plusieurs égards.
En premier lieu, il lui faut savoir lire un bail qu'il n'a généralement pas négocié afin de déterminer avec certitude quelles sont les prestations relevant du champ de responsabilité du bailleur et celles qu'il doit prendre en charge. Entre autres critères, la retranscription dans le bail de ce partage dépendra vraisemblablement du fait de savoir si l'immeuble est en multi-occupation ou s'il n'existe qu'un locataire. Le cas échéant, le bail sera accompagné d'un ensemble de conventions relatives à l'exploitation d'un restaurant inter-entreprises dont les impacts sociaux, comptables et fiscaux conduiront la négociation.
Acteur incontournable de la politique immobilière de l'entreprise, le responsable Facility Management anticipe les renouvellements et dénonciations des baux, ainsi que les revalorisations des loyers. Par sa connaissance des mécanismes juridiques des baux commerciaux, régime particulier très encadré par la loi, il optimise ainsi les charges immobilières de l'entreprise.
Ensuite, il est en relation constante avec de multiples fournisseurs de biens et services. Pour ce faire, il est amené à conclure de nombreux contrats formalisés de manière très simple (bon de commande et facturation) ou plus élaborée (conventions, accords-cadres, contrats multi-techniques et multi-services).
Quelles sont les précautions à prendre dans chacun de ces cas de figure afin de sécuriser juridiquement l'activité de l'entreprise ?
Comment gérer une contradiction entre ses propres conditions générales et les conditions générales du fournisseur ? Comment formuler les commandes de prestations faisant appel à titre principal à de la main d'œuvre ? Quels indicateurs pertinents choisir pour mesurer la performance des fournisseurs ? Quels leviers mettre en place pour s'assurer d'obtenir satisfaction ? Quand rédiger et faire appliquer un plan de prévention des risques si le fournisseur intervient sur site ? Comment encadrer l'intervention d'un sous-traitant du fournisseur, ... ?
Si le responsable Facility Management n'est pas appelé à être un juriste, une sensibilisation réelle à l'ensemble de ces questions permet à l'entreprise d'éviter des charges financières inutiles, voir même des condamnations civiles et pénales.
Xavier DEMULDER
Consultant, responsable juridique et formateur
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