5 bonnes idées pour gérer ses mails

La boîte mail : elle est devenue le point névralgique des journées de travail : 88 courriels sont reçus et 34 sont envoyés en moyenne par jour en entreprise par chaque collaborateur. Seuls 12 messages sont identifiés par les usagers comme étant du spam (Radicati Group, mars 2015).

Les cadres quant à eux estiment passer plus de 5 heures par jour en moyenne à consulter leur messagerie – 5,6 heures en France et 5,4 heures en Europe. Aux Etats-Unis, ce chiffre monte à 6,3 heures (étude Adobe, août 2015).

Cela crée bien sûr un effet pervers puisque 43 % des salariés français sont interrompus au moins toutes les dix minutes.  Aussi, si lutter contre la tyrannie des mails semble peine perdue, quelques règles peuvent tout de même aider à rendre cette activité moins chronophage.

1. Désactiver toutes les notifications

Le réflexe de consulter sa messagerie est déjà suffisamment perturbateur pour ne pas ajouter de rappel inopiné et tentateur ! Vous pouvez même fermer votre messagerie entre deux consultations !

2. Définir un nombre de fois limité pour consulter sa messagerie

Aussi tentant que cela soit, faire de la consultation de sa messagerie la première activité de la journée est le meilleur moyen de désorganiser son planning. Fixez-vous 3 plages horaires définis et respectez-les, par exemple 11h, après le déjeuner et au milieu de l’après-midi. Inutile de regarder ses mails avant de partir le soir en revanche, à moins que vous ne teniez à rentrer chez vous l’esprit agité… !

3. Limiter le temps passé sur la messagerie à chaque consultation

En plus de limiter le nombre de fois où vous consultez la messagerie, astreignez-vous à limiter le temps de consultation, 45 min par exemple. Pour cela, il est nécessaire d’envisager la consultation de sa messagerie non pas comme l’ordonnatrice de sa journée de travail mais de reprendre le contrôle de son temps en se fixant le traitement des emails comme un objectif.

4. Agir sur chaque email

4 options s’offrent à vous :

• Répondre
• Supprimer
• Archiver / remettre à plus tard
• Transférer = déléguer

Efforcez-vous de prendre une décision pour chaque mail.

Au sujet de l’archivage, il peut être judicieux de se créer des dossiers pour lesquels vous indiquez un délai de traitement : par exemple un dossier « fin de semaine » pour toutes actions administratives que vous réservez généralement à faire le vendredi ou bien « fin de mois ».

5. Rédiger des emails succints

Aller à l’essentiel est le meilleur moyen de communiquer par mail. De toute façon, il est probable que les autres soient comme vous et ne lisent pas tout votre mail s’il est trop détaillé !

Par ailleurs, le meilleur moyen est de rédiger des objets qui contiennent déjà les éléments les plus importants : sujet du mail/ action à faire/ échéance attendue.