Comment animer une réunion d'avancement à distance ?

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Comment organiser une réunion d’avancement à distance ?

Lorsque les membres de l’équipe projet sont géographiquement dispersés, il est indispensable de mettre en place une réunion d’avancement à distance. Organiser ce rendez-vous présente un triple défi pour le manager. Découvrez les bonnes pratiques de la réunion d’avancement virtuelle, dans le cadre d’un projet transverse.

Découvrez les spécificités de la réunion à distance

Les réunions de coordination par téléphone – téléconférence, voire par vidéoconférence, sont et seront de plus en plus fréquentes. Elles présentent en effet l’avantage indéniable d’offrir à des interlocuteurs géographiquement dispersés de consacrer le temps nécessaire à l’avancement du projet sans jongler d’avantage avec un emploi du temps multi-sollicité. 

Piloter efficacement une réunion à distance suppose juste de résoudre trois défis courants de toute réunion, simplement amplifiés par la distance : 

  1. Un défi organisationnel : distribuer les rôles délégués, orchestrer les interventions et contributions sans voir les personnes connectées ;

  2. Un défi de communication : il ne reste que deux canaux de communications sur les « 3 V » chers à Mehrabian, la communication verbale (les mots employés) et la communication vocale (intonation, fréquence de la voix), puisqu’on est privé des visages et du langage corporel dans le cas du téléphone, et que cette communication visuelle reste très partielle en vidéo- conférence ; paradoxalement peut-être, le téléphone seul est plus facile à gérer ;

  3. Un défi de production : la collaboration virtuelle demande plus de discipline pour travailler les mêmes sources d’information, partager ses idées et s’ajuster mutuellement ; 40 à 50’ maximum ! 

Réunion d’avancement virtuelle : 14 bonnes pratiques

Quelques bonnes pratiques aideront le manager transverse à animer des réunions virtuelles efficaces

  1. Organisez une première prise de connaissance physique des participants afin de favoriser une confiance préalable entre les membres de l’équipe transverse,

  2. Avant la télé/vidéo-conférence, envoyez à chaque participant l’ordre du jour et les documents à lire au préalable,

  3. Dissipez toute ambiguïté sur les créneaux horaires locaux,

  4. Désignez un ‘back-up’ pour ouvrir la conférence à distance en cas d’empêchement, 

  5. Demandez des volontaires pour les deux rôles-clés de « Scribe » et de « Cadenceur »,

  6. Débutez la session en demandant à chaque présent de s’identifier et demandez-leur de le faire à chaque intervention tant que la voix de tous les autres n’est pas familière pour chacun,

  7. En attendant que tous soient connectés, socialisez et brisez la glace,

  8. Introduisez l’objectif en vous référant à l’ordre du jour,

  9. Rappelez les règles d’engagement, notamment ne pas faire autre chose durant la session,

  10. « Réveillez » les silencieux et solliciter leur avis,

  11. Résumez tous les échanges clés et les décisions prises au fur et à mesure,

  12. Quand un désaccord surgit, encouragez les personnes concernées à reformuler l’opposition et à formuler leurs arguments respectifs,

  13. Résumez les éléments-clés à la fin de la réunion virtuelle,

  14. Organisez les télé/vidéos-conférences depuis un lieu différent à tour de rôle si possible. 

... et toutes les autres bonnes pratiques que vous avez vous-même expérimentées avec succès. 



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