Management : comment donner un consigne claire ?

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Lorsque l'on est manager, faire passer des directives à un collaborateur n'est pas un exercice facile. Si une consigne n'est pas donnée de la bonne manière, la tâche risque de ne pas être accomplie. Et si l'on est trop directif, on peut vite basculer dans une forme d'autoritarisme qui serait contre-productive. Voici 6 conseils pour donner une consigne claire et atteindre plus facilement vos objectifs.

Comment faire passer une consigne claire en 6 étapes ?

Utilisez une formule affirmative

Utilisez une formule affirmative plutôt qu’une forme agressive ou interrogative. Privilégiez des tournures de phrases comme :
  • « j’ai décidé de te confier ... »,
  • « je te demande... »
Questionner l’autre, c’est lui offrir la possibilité de dire non. Mais le peut-il vraiment ? C'est une question que vous devez vous poser avant de transmettre une consigne.

Employez des tournures actives

L'emploi d'une tournure active facilite la compréhension de la consigne. Au moment de transmettre vos instructions à votre collaborateur, nous vous conseillons de :
  • Préférer le présent (il faut) plutôt que le conditionnel (il faudrait).
  • Utiliser les pronoms définis (tu vas prendre en charge) au lieu des pronoms indéfinis (on va faire..), ce qui évite les ambiguïtés et le travail non fait (c’était à moi de faire ?)

Prenez le temps d'expliquer

Ensuite, prenez le temps d'expliquer le pourquoi de la consigne, en quoi il est important que la tâche soit réalisée et pourquoi.

Précisez le contexte

N'oubliez pas de donner des éléments de contexte pour éviter les erreurs.

Prenez en compte les préoccupations de votre collaborateur

Il est important de prendre en compte les préoccupations de la personne et de négocier ce qui peut l’être (moyens, délais...) compte tenu de la situation.

Vérifiez la compréhension de la consigne

Pour vérifier la compréhension de la consigne :
  • Évitez les questions fermées du type : « Est-ce que tu as compris ? » (qui sous-entend que la responsabilité de la non compréhension est le fait de l’autre) ou « Est-ce que j’ai été clair ? » (qui sous-entend que la responsabilité est de votre fait).
  • Préférez les questions neutres et ouvertes : Sur ce que je t’ai présenté. Sur quels points souhaites-tu des précisions ?

Conseils pour donner une consigne : ce qu'il faut retenir

  • Une tâche demande souvent une mise en œuvre à court terme voire urgente, on ne peut donc pas communiquer en style trop empathique qui ferait perdre du temps ou créerait de la confusion.
  • On mobilise le collaborateur en décrivant très clairement ce qu’il doit faire : on lui exprime le « comment » de l’action.
  • Le manager utilise une communication directive qui oriente clairement les efforts du collaborateur.
  • Une tâche est liée à une obligation de moyen et non à une obligation de résultat. C’est au manager que revient la responsabilité de savoir si la tâche demandée sera profitable. On en est là en mode « commandement ».

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