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Les écrits professionnels : un levier de pouvoir à ne pas négliger

« J’espère que tu ne m’en voudras pas, Elisabeth, mais je n’ai pas transmis le CV de ton ami au Président du Conseil » me disait récemment un proche.  « Au vu du CV, il a l’expérience et les compétences requises pour le poste, mais sa lettre de motivation était bourrée de fautes d’orthographe. C’est quand même un poste de secrétaire général qui est à pourvoir, la moindre des choses est de savoir écrire correctement le Français... Je ne peux pas me permettre de le recommander ». Je n’ai pu qu’être d’accord avec lui.

Pour ma part, après plus de vingt années passées à animer des stages de communication écrite, je ne m’étonne plus de trouver fautes, répétitions, coquilles…  dans la majorité des documents qu’on me soumet. Au début d’un stage, pour mettre les participants à l’aise, je prends d’ailleurs la précaution de préciser : « Le programme ne prévoit pas d’aborder l’orthographe ou la syntaxe, donc soyez tranquilles de ce côté ». Mais ce sont les participants eux-mêmes qui pointent du doigt les défaillances de leurs « collègues » pendant les ateliers où circulent les textes des uns et des autres : « Il manque un s à la fin de tel mot… là c’est un infinitif, il faut mettre er et pas é… » etc.

Les auteurs de ces erreurs se font discrets, s’excusent parfois, évoquant presque toujours la précipitation. C’est vrai que la rapidité est devenue un must dans le monde professionnel. Travailler dans l’urgence semble normal pour la plupart des salariés, toutes les publicités mettent en avant la vitesse, on nous propose de « vivre en très haut débit », nous sommes à l’ère du deux en un, trois en un, tout en un, et pourtant !... S’il est un domaine où rapidité ne rime pas avec qualité, c’est bien l’écriture.

Ecrire demande du temps. Un premier jet, c’est  un brouillon, en tous cas, c’est ainsi qu’il faut le considérer. Si, après avoir rédigé un mel, vous cliquez immédiatement sur « envoi », votre message comportera des maladresses ou des fautes neuf fois sur dix. A chaque étape de l’écriture – et il y en a quatre – des neurones différents sont à l’œuvre. Si notre cerveau émettait spontanément les phrases dans le bon ordre – l’ordre de leur lecture – ce serait merveilleux, mais ce n’est pas le cas.

Première étape : trouver les idées, rassembler les éléments de contenu. A ce stade, c’est le chaos et c’est normal.
Deuxième étape : organiser ce contenu, chercher les enchaînements logiques, autrement dit structurer.
Troisième étape : développer les idées, les étayer avec des faits, des chiffres, des exemples…  Autrement dit, argumenter. 
Quatrième et dernière étape : écrire, en sachant que cette dernière étape se subdivise elle-même en deux ou trois autres, car il est capital de laisser reposer les mots, pour les relire une heure, un jour, une semaine plus tard, et réécrire.
Plus l’enjeu est de taille, plus il faut prendre son temps.
Pour prendre une image, l’escalier du rédacteur comporte quatre marches, on peut tenter de les franchir d’une enjambée, mais on risque de tomber et de se faire au mieux un bleu, au pire une fracture.

A tous les N+1, N+2, N+3, N+4…, je dis : n’exigez pas de vos collaborateurs qu’ils rédigent lettres, notes, compte rendus, rapports, etc., dans la précipitation. Surtout si vous êtes le signataire officiel du document ( !). C’est votre image, l’image de votre service, l’image de votre entreprise qui risquent d’en pâtir. Préférez-vous que l’on dise de vous : « Untel  est compétent, mais qu’est-ce qu’il écrit mal ! » ou « Untel est compétent, et en plus, il faut reconnaître que tous les documents qu’il nous envoie sont impeccables ! » ?

« Au commencement était le Verbe » dit la Bible… La référence peut surprendre, mais elle ne vise pas seulement à faire sourire : le Verbe, qu’il soit parlé ou écrit, détient une force incontestée depuis la nuit des temps. Dans le monde professionnel, celui qui sait manier le langage possède un pouvoir et une capacité à convaincre. Peut-être plus encore celui qui écrit bien que celui qui parle bien, car de nos jours, il faut laisser des traces. Les réunions sont suivies de compte rendu, les échanges téléphoniques de courriers de confirmation. Même le mel (E-mail) voit aujourd’hui sa valeur juridique reconnue par les tribunaux. C’est dire si la formulation du message est capitale, voire cruciale. En cas de conflit, un mot peut tout faire basculer : bien choisi, c’est la victoire, mal choisi, c’est la défaite. Rien ne sert donc de trop se hâter, mieux vaut choisir ses mots…

Elisabeth Lesbats
Un expert du réseau ELEGIA


Elisabeth Lesbats
DESS administration des entreprises, IAE de Nancy - Maîtrise de droit privé - Conseil en recrutement, journaliste puis consultante formatrice - Auteur des ouvrages « L’Ecriture sans peur et sans reproche » et « L ‘Art de prendre la parole » - Spécialiste de la communication et notamment de média training et de rédaction d’écrits professionnels

 

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