Managers, priorisez vos actions : faites la différence entre urgent et important

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Managers, priorisez vos actions : faites la différence entre urgent et important

La matrice Eisenhower urgent-important est un basique de la gestion du temps. Cet outil, classique s’il en est, reste un guide efficace pour mieux appréhender vos tâches. Vous ne savez parfois plus par quoi commencer et êtes happé par les sollicitations quotidiennes qui émaillent vos journées ? Remettez une peu d’ordre et revenez aux fondamentaux : distinguez l’urgent et l’important.

Quel est l’intérêt de la matrice urgent-important ?

Cet outil est un très bon garde-fou quand le temps s’accélère et que tout semble devoir être fait « pour la veille ». La tentation dans ces cas-là est de laisser vos choix être guidés par l’urgence et d’en oublier ce qui est essentiel. Cette matrice permet de ne pas succomber à l’urgence et de garder le cap.

Ses bénéfices sont donc :

  • Identifier facilement ses priorités,
  • Organiser ses tâches et sa délégation,
  • Garder une hauteur de vue.

Comment utiliser la matrice ?

Cette matrice fait une distinction entre ce qui relève de vos valeurs et vos missions et ce qui est de l’ordre des activités quotidiennes. C’est un outil facile à concevoir et utiliser :

  • Identifiez tout d’abord ce qui est important pour vous : les objectifs qui vous sont donnés, les missions que vous devez accomplir,
  • Tracez ensuite un schéma avec deux axes, celui vertical représente l’urgent et celui horizontal représente ce qui est important (cf. fiche pratique).

Vous avez maintenant quatre cases dans lesquelles vous pouvez classer l’ensemble de vos tâches en fonction de leur importance et de leur caractère d’urgence.

Le classement s’effectue de la façon suivante :

  • Urgent et Important : ce sont des tâches à réaliser sans délai et sans délégation. Elles ont une valeur essentielle et viennent en tête de vos priorités,
  • Peu urgent mais très important : ces tâches sont à planifier. Vous ne pouvez pas laisser le hasard déterminer le moment où vous les réaliserez car elles conditionnent votre réussite. Assurez-vous donc qu’elles sont en bonne place dans votre agenda.
  • Très urgent mais peu important : ce sont des tâches souvent routinières et chronophages, vous pouvez les garder pour des moments plus creux ou les déléguer,
  • Peu urgent et peu important : ce sont des tâches à déléguer ou à laisser de côté pour l’instant.

Prenez un peu de temps pour concevoir l’outil et surtout prenez du recul pour classer vos tâches dans les différentes cases. Sans cela, vous serez tenté de surestimer l’importance ou l’urgence de chaque tâche. Une fois réalisé, vous êtes prêt à planifier. Idéalement, visez de planifier sur un mois plutôt que sur la journée ou la semaine, cela sera plus « rentable ». Bénéfice non négligeable : vous détenez déjà un bon point de départ pour mettre en place vos délégations.

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