Prélèvement à la source : attention à bien vérifier les informations relatives aux salariés !

Alors que les taux de prélèvement à la source sont actuellement envoyés aux employeurs, il convient d'être vigilant. Dans une instruction publiée vendredi, la Direction générale des finances publiques attire l'attention des collecteurs sur la nécessité de fiabiliser les données concernant les salariés. Le but : éviter les erreurs au moment de l'entrée en vigueur de la réforme.

Le prélèvement à la source (PAS) de l'impôt sur le revenu entrera en vigueur le 1er janvier 2019, date à laquelle les employeurs assureront une fonction de collecteur de l'impôt sur le revenu de leurs salariés. Depuis fin août 2018, les déclarations des employeurs permettent à l'administration de calculer les taux applicables à chaque salarié. En retour, l'administration communique aux collecteurs les taux de prélèvement à la source des salariés, via les compte rendus métiers (CRM).

La Direction générale des finances publiques (DGFIP) a publié le 26 octobre une instruction destinée aux organismes publics qui mettent en oeuvre la réforme. Elle rappelle, à travers une fiche synthétique, les obligations des collecteurs ainsi que le détail de chaque étape de la réforme. Elle attire plus particulièrement l'attention sur certains points qui pourraient soulever des difficultés lors de la mise en oeuvre du PAS, afin que chacun soit fin prêt d'ici deux mois, lorsque la réforme entrera en vigueur.

Vérifier les données relatives à chaque salarié

La déclaration effectuée par les employeurs, en principe via la DSN, sert de base à l'administration pour envoyer les taux de PAS. C'est en effet via cette déclaration que les employeurs transmettent les informations permettant d'identifier leurs salariés. Ces données doivent être vérifiées avec minutie. C'est pourquoi l'instruction attire l'attention des collecteurs sur le bloc nominatif de la DSN, qui comporte les éléments d'identification des salariés. Elle rappelle que le NIR (numéro de sécurité sociale) constitue la "pierre angulaire de l'identification des personnes". Ce numéro, ainsi que l'adresse du domicile et les éléments d'état civil sont indispensables pour que l'administration communique au collecteur le taux qui correspond bien à chaque salarié.

Des travaux de fiabilisation doivent donc être menés dans chaque service RH afin d'assurer qu'aucun problème ne surviendra au moment de l'entrée en vigueur effective de la réforme en janvier 2019. L'instruction conseille une vérification en deux phases : réaliser un diagnostic des informations présentes dans les logiciels de paye pour le dossier de chaque salarié, puis mener les travaux permettant une identification précise de chaque salarié. De même, à réception des compte rendus métiers envoyés par l'administration, l'employeur doit bien vérifier que tous les salariés ont été identifiés correctement et qu'il n'y a pas d'erreur. Il doit également vérifier que le bloc "versement organique" comporte bien le montant global exact de PAS à reverser à l'administration, ainsi que les bonnes coordonnées bancaires du compte sur lequel la DGFIP effectuera le prélèvement.

La DGFIP attire également l'attention des collecteurs sur la mise à jour de leur système d'information ressources humaines (SIRH) s'ils en utilisent un. L'instruction rappelle que ce dernier doit, dès octobre 2018, être adapté afin d'intégrer le PAS. Les collecteurs doivent tester les adaptations pour le PAS en récupérant les compte rendus métiers nominatifs contenant les taux.

Régulariser une erreur

L'instruction détaille également la marche à suivre en cas d'erreur de déclaration du montant du PAS. Lorsque cela est encore possible (avant la date limite de substitution, c'est à dire à J-1 minuit de la date d'échéance s'agissant de la DSN), ces erreurs sont traitées par le dépôt d'une déclaration rectificative "annule et remplace" : le collecteur annule sa première déclaration et en dépose une nouvelle.

Si une déclaration rectificative ne peut pas être déposée dans le délai, les erreurs sont à déclarer via un bloc de régularisation de la DSN. Le collecteur utilisera un bloc de régularisation par mois d'erreur. Dans le cas spécifique de la régularisation d'un trop-versé au crédit du salarié, l'instruction recommande d'agir par compensation sur la rémunération courante "chaque fois que cela est possible". Sinon, un bloc de régularisation spécifique aux cas d'indu pourra être utilisé.

Laurie Mahé Desportes