Comité d'Entreprise : qui doit rédiger le PV de réunion ?

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Quelle est la personne en charge de rédiger le procès verbal de la réunion du Comité d'Entreprise ? Est-ce uniquement le secrétaire comme le prévoit la loi, ou bien pouvez-vous confier cette tâche à un autre membre du CE. Vous allez voir qu'il existe de nombreuses possibilités en fonction des ressources disponibles dans l'entreprise et des enjeux de la rédaction du document.

Qui doit rédiger le PV de réunion du Comité d'Entreprise ?

D’après la loi, seul le secrétaire du CE est responsable du procès verbal. Est-ce à dire que le secrétaire en est forcément le rédacteur ? ...Non.
La rédaction du PV peut en effet être réalisée par un autre élu du comité d’entreprise, le secrétaire adjoint ou un autre membre du CE.
Le CE peut également embaucher un salarié qui sera notamment chargé de rédiger les PV.
Le comité d’entreprise étant doté de la personnalité civile, il peut passer des contrats et notamment des contrats de travail. Il devient alors employeur et paiera ce salarié avec son budget de fonctionnement.

La rédaction du procès verbal par le président du CE ou la direction

Autre possibilité : que le président du CE ou un membre de la direction (par ex. le ou la DRH, un ou une assistante de direction) rédige le PV.
La direction est alors en droit de vous refacturer le coût du personnel mis temporairement à votre disposition. Comment ?

Soit en déduisant une somme de la subvention de fonctionnement que l’employeur doit verser chaque année
Soit en vous adressant directement une facture après que vous et la direction vous soyez entendus sur le prix de cette mise à disposition temporaire.

Mais n’oubliez pas que quand vous rédigez un PV, il faut que les salariés comprennent comment vous avez défendu leurs intérêts aux annonces de la direction : quelles questions vous avez posées, quelles contre-propositions vous avez faites. La direction est-elle la mieux placée pour rédiger le PV, ce PV qui constitue la trace de ce que vous avez voulu retenir de la réunion? À vous d’en juger !

Dans quel cas peut-on externaliser la rédaction du PV de réunion ?

Dernière solution, l’externalisation. Vous confiez la rédaction du PV à un prestataire extérieur avec qui vous passez un contrat. Il peut s’agir d’un sténotypiste « free lance » ou d’un rédacteur lui-même salarié d’une société spécialisée dans la rédaction de PV de CE.
Plusieurs raisons peuvent motiver le recours à un prestataire extérieur.

Il est trop difficile pour le secrétaire de rédiger les PV : il ne s’exprime pas bien en français, fait des fautes d’orthographe ou de syntaxe, a des difficultés à transposer à l’écrit, ce qui a été dit à l’oral ;
Le secrétaire veut gagner du temps : pendant que le secrétaire se consacre à la rédaction des PV, il ne fait rien d’autre. S’il en était déchargé, il pourrait se consacrer à autre chose ;
Le PV cristallise les tensions entre la délégation élue, les représentants syndicaux et l’employeur. Confier la rédaction à un tiers permet de dédramatiser les choses. Celui qui rédige le PV n’a aucun intérêt à prendre parti pour l’un plutôt que l’autre. Sa mission consiste à faire ce pourquoi il est recruté : retranscrire ce qui a été dit en réunion.

Lorsque le CE décide de recourir au service d’un prestataire, le cocontractant peut vous proposer deux formules :

soit un rédacteur rédige le PV sur la base d’un enregistrement fourni par le CE ;
soit un rédacteur se déplace pour assister à la réunion, puis rédige ensuite le PV sur la base des notes qu’il a prises ou enregistrées.

Cette personne, payée par le CE sur son budget de fonctionnement, est tenue à la même obligation de discrétion que les membres du comité d’entreprise.

Ce qu’il faut retenir

La loi dit que la rédaction du PV est sous la responsabilité du secrétaire du CE, mais il peut être rédigé par une autre personne. Cette personne peut être :