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Fiche pratique : Les procès-verbaux de réunion, comment ça marche ?

A la fin de la réunion, un procès-verbal doit être établi. Il est le reflet de ce qui s'est dit en réunion. C'est pourquoi, il est important, afin d'assurer une bonne communication avec les salariés, de le diffuser. En général, c'est le secrétaire du CHSCT qui se charge de rédiger le PV.

C'est le secrétaire qui se charge du PV

C'est souvent le secrétaire du CHSCT qui est chargé de la rédaction des procès-verbaux de réunion. Mais comme le code du travail ne le dit pas, mieux vaut prévoir dans le règlement intérieur du CHSCT qui s'occupera des PV de réunion : le secrétaire ou, à défaut, un secrétaire de séance, une assistante de direction, etc.
De même, ce n'est pas parce que le secrétaire est chargé d'établir le PV de réunion qu'il doit être le seul à prendre des notes en réunion. Ce serait une erreur. Parce que son attention peut se relâcher à un moment ou à un autre. Ou bien parce qu'il sera plus difficile pour le secrétaire de prendre des notes lorsque ce sera son tour de prendre la parole face à la direction. Il est donc nécessaire de répartir entre les membres du CHSCT ce travail de prise de notes.

Le PV, c'est la trace de ce qui s'est dit en réunion

Le procès-verbal est un document très important car il est la seule trace écrite de ce qui s'est dit, passé ou décidé en cours de réunion. Il est important à la fois :
- pour l'employeur : il permet d'attester que l'employeur à respecter ses obligations d'information et de consultation du CHSCT ;
- pour le CHSCT lui-même : il permet de faire état des différences d'opinion entre les membres du comité, de consigner les questions posées en réunion, les réponses, les engagements et les justifications apportées par l'employeur, les décisions et avis du comité d'entreprise, etc ;
- pour les autres représentants du personnel : les PV contiennent beaucoup d'informations qui pourront notamment servir aux délégués du personnel et au comité d'entreprise dans le cadre de leurs missions respectives ;
- pour les salariés : les PV permettent au salarié de se rendre compte de l'activité du comité, d'autant plus que les réunions n'ont lieu que tous les trimestres. Cela peut aussi leur servir de moyen de preuve. C'est le cas par exemple pour salarié qui a eu un accident du travail. Il y a aura peut-être trouver dans les PV des éléments qui montreront que l'employeur avait bien conscience du danger auquel le salarié a été exposé et qu'il n'a pas pris les mesures nécessaire.
En tout état de cause, le PV doit rendre compte du déroulement de la réunion, des avis et décisions du comité. Il doit donc bien faire ressortir les avis émis par le comité, les résultats des votes, les résultats des inspections, enquêtes, les informations communiquées par l'employeur, etc.

En général, tout procès-verbal de réunion comporte d'abord les mentions habituelles pour toute assemblée délibérante, à savoir le lieu, la date, l'heure de commencement et de fin et l'ordre du jour de la réunion du CHSCT ainsi que le nom et qualité des présents ainsi que la liste des personnes excusées : président, secrétaire, représentants syndicaux, expert agréé, médecin du travail, etc.

Quelle forme pour le PV ?

Le secrétaire joue ici un rôle stratégique car c'est lui qui choisit le genre de PV qu'il veut faire. Si le CHSCT n'est pas satisfait, il peut lui demander de faire autrement. En tout état de cause, il existe 2 genres de procès-verbaux :
- la synthèse des débats : le plus souvent, le procès-verbal résume les débats de façon plus ou moins détaillée. Le secrétaire peut soit faire un résumé des interventions de chaque participant, soit présenter globalement les questions et les réponses associées, soit rédiger un résumé général des débats sur chaque question de l'ordre du jour traitée en réunion. Le problème de la synthèse, c'est que cela oblige le secrétaire à interpréter les propos des participants ;
- un compte-rendu intégral : si les débats sont enregistrés, on peut retranscrire intégralement les propos de chaque participant. C'est une retranscription fidèle mais un travail fastidieux.

Attention, le PV ne doit pas contenir d'informations confidentielles. De même, il ne doit pas porter atteinte à la vie privée, par exemple en divulguant des informations sur l'état de santé de certains salariés.

Diffuser le PV c'est important

Diffuser le procès-verbal c'est un moyen de communiquer avec les salariés, de leur faire connaître les activités du CHSCT. Contrairement au CE, il n'y a pas besoin d'attendre l'adoption du PV pour pouvoir le diffuser. Mais avant de le faire, mieux vaut s'accorder avec l'employeur sur le contenu du procès-verbal. Cela évitera une dégradation des relations avec la direction. Par contre, il est strictement interdit de diffuser le PV à l'extérieur de l'établissement.

Le PV peut être diffusé sur un site internet ou un blog à la seule condition que seuls les salariés puissent y accéder. Sinon, il s'agit d'une diffusion à l'extérieur de l'établissement.

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