Comment rédiger le procès verbal de la réunion du CE ?

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Quelles sont les mentions essentielles du Procès-Verbal ?

Après chaque réunion plénière de CE, c’est-à-dire après chaque réunion ordinaire ou extraordinaire, un procès-verbal (PV) doit être rédigé. C’est dans ce document que vous allez relater les points qui ont été abordés au cours de la réunion. Découvrez quelles sont les mentions essentielles à consigner dans le PV de réunion.

A quoi sert le PV de la réunion du CE ?

Le procès verbal est un document qui sert d’outil de communication pour montrer aux salariés comment vous avez défendus leurs intérêts aux annonces de la direction. Il a une valeur juridique, puisqu’une fois approuvé, il fait foi devant le juge civil. Il sert de mémoire de l’institution. Autant dire qu’il faut prêter une attention toute particulière à sa rédaction.

Le Procès Verbal du CE dans la loi

Que nous dit la loi ? Les délibérations du comité d'entreprise sont consignées dans un procès-verbal établi par le secrétaire du comité dans un délai et selon des modalités définis par un accord conclu par accord ou, à défaut, par décret.

Le procès-verbal est ensuite transmis à l'employeur, qui fait connaître lors de la réunion suivant cette transmission, sa décision motivée sur les propositions qui lui ont été soumises. Les déclarations sont consignées dans le procès-verbal.

Quelles sont les mentions à porter sur le Procès Verbal de la réunion du CE ?

Il est fréquent que le PV mentionne :

  • la date et le lieu de la séance : ne faîtes figurer cette mention que si vous voulez montrer que l’employeur organise (ou non) les réunions toujours au même endroit. Si des salariés travaillent sur plusieurs sites, être obligé de se déplacer tous les mois ou tous les 2 mois ou plus en cas de réunion extraordinaire n’est pas toujours chose facile et explique peut-être leurs absences à certaines réunions ;
  • les noms des présents et des absents : ne portez cette mention que si vous voulez montrer aux salariés qui s’investit et répond présent aux réunions, et qui est souvent, voire toujours absent. C’est un message aussi à consonance électorale pour, dès à présent, identifier ceux qui se sont faits élire et prennent leur mandat à cœur et ceux qui détiennent un mandat, mais ne s’y investissent pas. Enfin, mieux vaut que les salariés qui souhaiteraient poser des questions complémentaires se tournent plutôt vers ceux qui ont assisté à la réunion, plutôt que ceux qui n’y étaient pas.
  • les heures de début et de fin de séance : ne portez cette mention que si vous voulez montrer que la réunion a duré longtemps, que le résultat obtenu après discussion est ce qu’il est, mais qu’on a le mérite d’avoir essayé.

Ne pas oublier de mentionner l'approbation du PV

Le premier point abordé est généralement l’approbation du PV de la réunion précédente. Rappelons que pour qu’un PV ait une valeur juridique, pour qu’il puisse être diffusé auprès du personnel, il faut qu’il soit approuvé. Comme il faut qu’il y ait un vote pour l’approbation, donc qu’il y ait une réunion qui se déroule sur la base d’un ordre du jour, il y a toujours un décalage entre la réunion précédente et l’approbation du PV concernant cette réunion.

Le PV n'est pas un document syndical ou politique

Le PV n’est pas un tract politique, ni syndical. Ce n’est pas le lieu de régler ses comptes avec quiconque. Il ne doit contenir :

  • aucune inexactitude, propos injurieux ou allégation diffamatoire;
  • aucun renseignement d’ordre privé ;
  • aucune information donnée par l’employeur sous le sceau de la confidentialité, obligation de discrétion oblige...

3 conseils pour rédiger un bon Procès Verbal

  • relater les débats ;
  • retranscrire les informations communiquées ;
  • mentionner les votes ainsi que des décisions prises par le CE.

Vous jugerez opportun ou non de retranscrire l’ambiance de la réunion : y a-t-il eu des écarts de langage, des suspensions de séance ?

Il faudra aussi réfléchir au format du PV : synthèse ou compte rendu intégral ? Pensez-vous qu’il est utile de retranscrire presque mot pour mot la réunion et les diverses interventions des uns et des autres ou pensez-vous que cela sera inintéressant, illisible pour les salariés ?

Rien n’est gravé dans le marbre, la mouture choisie peut être revisitée.

Ce qu’il faut retenir

Mentions fréquentes

  • date et le lieu de la séance,
  • noms des présents et des absents,
  • heures de début et de fin de séance.

Contenu pertinent

  • Déroulement des débats.
  • Retranscription des informations communiquées.
  • Votes et décisions prises par le CE.
  • Le premier point abordé est généralement l’approbation du PV de la réunion précédente.

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