Formation #118037

Être Assistant(e) formation

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Pourquoi choisir cette formation ?

L’Assistant(e) formation est au cœur de la gestion quotidienne de la formation en entreprise. En relation directe avec les managers et collaborateurs, l’Assistant(e) formation doit être capable de répondre à toute demande tant sur le plan de formation que sur les obligations légales ou la logistique des formations. Le cycle certifiant " Être Assistant(e) formation " d'ELEGIA permet de maîtriser la gestion administrative et financière de la formation dans le respect de la législation récente et d’acquérir tous les outils et méthodes permettant de traiter efficacement toute situation quotidienne de formation.

Objectifs

  • Intégrer les obligations en matière de gestion de la formation
  • Mesurer les évolutions récentes concernant les différents dispositifs de formation
  • Acquérir des outils et méthodes opérationnels
  • Contribuer à la réussite des actions de formation
Programme
Les programmes sont susceptibles d’évoluer en fonction de l'actualité (nouvelle réforme de la formation professionnelle et de l'apprentissage).

A. Législation de la formation continue : maîtriser sa mise en application (3 jours)
1. Points clés du dispositif de formation et de son évolution
  • enjeux et objectifs, apports des derniers textes et de la jurisprudence
  • partenaires de l’entreprise : OPCA, FPSPP, organismes de formation, réglementation, rôle et missions
  • qualité et formation : les nouvelles obligations
Jeu pédagogique : retrouver les différents partenaires formation et définir leurs rôles et missions
2. Financement de la formation
  • contribution unique ou 1% et sa répartition
  • financement des actions du plan de formation par le budget de l'entreprise
  • obligations légales et conventionnelles des entreprises
  • gestion du budget CPF par l'entreprise
  • comment gérer les relations avec son OPCA ?
Quiz : quelles sont les nouvelles modalités de financement ?
3. Outils de gestion des compétences
  • notion d'action de formation et de parcours formation éligible : définition juridique, critères à respecter, éléments de preuve
  • notion de certification professionnelle
  • bilan de compétences et VAE : dernières évolutions
  • l'entretien professionnel obligatoire pour tous les salariés et son état des lieux tous les six ans
Quiz (roue digitale WheelDecide) : la roue des outils de gestion des compétences
4. Plan de formation et réglementation
  • obligations de l'employeur en matière de formation : apports des textes et de la jurisprudence
  • catégorisation des actions de formation et impact sur le temps de formation et la gestion du plan
  • lien entre le projet de plan et les orientations formation prévues dans l’accord GPEC
  • consultations obligatoires du CE/CSE sur la formation : obligations, contenu des informations, calendrier
  • statut du salarié en formation dans le cadre du plan
Exercice pratique : classer les actions de formation en deux catégories et en mesurer les conséquences pour la gestion du plan
5. Compte personnel d'activité (CPA) et compte personnel de formation (CPF)
  • principales caractéristiques du CPA et son contenu
  • définition, objectif et mode d’acquisition du CPF
  • actions éligibles au CPF pour les salariés : socle de compétences, actions qualifiantes du RNCP et de l’inventaire, accompagnement VAE
  • modalités de mise en œuvre, financement pour le salarié et coût pour l’entreprise
  • abondement du CPF, rôle de l’entreprise et des branches professionnelles
  • faut-il communiquer sur le CPF et en faire un élément de votre politique de formation ?
Quiz interactif : valider ou corriger en groupe les affirmations énoncées sur le CPF
Partage d'expériences : échanger sur la pratique et les difficultés rencontrées dans l'entreprise
6. Congés individuels de formation
  • départ en formation dans le cadre des congés individuels
  • CIF des salariés en CDI : conditions à remplir et procédure à suivre
  • statut du salarié en CIF
  • coûts pris en charge par l'OPACIF
  • quid de la prise en charge des CIF hors temps de travail ?
  • congé de bilan de compétences, de VAE : public, réalisation, procédure, financement
Jeu pédagogique (puzzle) : construire le schéma de la mise en œuvre du CIF
7. Période de professionnalisation
  • définition, objectif, public et actions cibles : distinction entre période et contrat de professionnalisation
  • actions de formation éligibles à la période de professionnalisation
  • mise en œuvre et financement dans le cadre de la branche professionnelle
  • intérêt pour l'entreprise et le salarié
Jeu pédagogique : à l'aide de fiches mémo, reconstituer les caractéristiques des différents dispositifs de formation
8. Mesures de formation à destination des publics privés d'emploi
  • CPF, CIF-CDD, actions de préparation opérationnelle à l'emploi (Poe)
  • contrat de professionnalisation/contrat d’apprentissage : les principales caractéristiques
9. Articulation entre les différents dispositifs
  • arbitrer, se poser les bonnes questions : critères de choix du dispositif approprié
  • comment articuler le CPF avec les autres dispositifs de formation ?
Étude de cas : choisir les dispositifs adaptés pour son entreprise et maîtriser leur financement


B. Plan de formation : optimiser sa gestion opérationnelle (2 jours)

1. Situer le rôle de l’Assistant(e) formation dans la gestion du plan
  • rappel concernant le contenu du plan et sa logique budgétaire
  • repérer les missions possibles et compétences de l’Assistant(e) dans son environnement entreprise
  • comprendre la répartition des rôles entre les différents acteurs formation de l’entreprise, notamment du Responsable formation, du RRH et des Assistant(e)s
Mise en situation : analyser une fiche de poste
2. Participer à chaque étape de l'élaboration du plan
  • établir le plan de formation : calendrier et acteurs
  • recueillir les besoins de formation
  • construire et élaborer un plan : ce qu'il faut savoir 
Cas pratique : identifier le rôle de l’Assistante(e) et les points essentiels à mettre en œuvre à chaque étape d'élaboration du plan
3. Participer à la communication sur le plan de formation
  • contenu et préparation des documents obligatoires à remettre au CE/CSE
  • distinguer les données à remettre au CE/CSE et les tableaux de bord internes du plan de formation
  • faire un retour du plan aux salariés
Brainstorming (mindmapping) : échanger sur les pratiques des participants et les pièges à éviter
4. Comprendre le budget formation afin d'en assurer le suivi
  • comprendre les coûts formation pour mieux les négocier ou les contrôler
  • contenu du budget formation de son entreprise et rôle de l’Assistante(e) dans sa gestion
  • élaborer des tableaux de bord de suivi des coûts
Exercice pratique : renseigner un tableau de bord de suivi budgétaire du plan
5. Gérer la relation avec l’OPCA
  • comprendre les différentes relations entreprise/OPCA et les points incontournables dans le dépôt des dossiers
  • gérer le plan avec l’OPCA dans le cas d’un versement volontaire
  • monter un dossier de professionnalisation
  • servir d’interface dans la gestion d’un dossier CPF
Cas pratique : renseigner une demande de prise en charge d’une action de formation
6. Assurer la mise en œuvre et le suivi des actions de formation

  • gérer les inscriptions et les organismes de formation
  • mettre en œuvre les actions de formation en intra ou en interne
  • assurer le suivi administratif, logistique et l’archivage
  • organiser le classement et optimiser son temps
  • traiter les évaluations de chaque formation
Jeu pédagogique « Info/Intox » : valider ou corriger les affirmations énoncées sur le suivi des actions de formation

C. Assistant(e) : quel rôle face aux situations quotidiennes de formation ? (1 jour)
1. Gérer la relation avec les prestataires de formations
  • organiser la veille fournisseurs et repérer les prestataires intéressants
  • connaître et comprendre l’impact du décret qualité sur le choix des prestataires
  • transmettre le besoin d’un stagiaire et vérifier l’adéquation entre la formation choisie et les attentes
  • comprendre les coûts formation pour mieux les négocier ou les contrôler
  • vérifier le contenu d’une convention de formation et le respect du process formation
  • gérer les problèmes rencontrés et comprendre leurs limites : demande de remboursement, prestataire non payé par l’OPCA, demande de changement d’intervenants, etc.
Mise en situation : faire face aux différentes situations qui impliquent un prestataire et optimiser sa communication
2. Gérer la formation interne et sa mise en œuvre
  • connaître les obligations de l’entreprise dans la mise en œuvre de formations en interne vis-à-vis des formateurs, des salariés et en matière d’archivage
  • comprendre le rôle, les obligations et les difficultés des formateurs internes
  • animer efficacement le réseau de formateurs internes et leur adresser si besoin des critiques constructives
  • gérer les aspects logistiques de la formation et assurer le suivi
Mise en situation : à partir d'un cas concret, identifier les étapes essentielles de la gestion de la formation interne et les bons réflexes à avoir concernant la gestion des formateurs internes
3. Gérer l’absentéisme en formation et l’annulation des stages
  • traiter les incidents : accidents, absentéisme, report
  • répondre aux questions pratiques des salariés : conditions des déplacements, horaires…
  • concilier fermeté et diplomatie
Mise en situation : traiter les différents cas d’absence de participants et savoir réagir face à une annulation
4. Gérer les mécontentements au retour ou pendant la formation
  • laisser parler le stagiaire et entendre ce qu’il dit
  • vérifier et contacter le prestataire
  • faire en sorte que la critique soit suivie d’effets
Jeux de rôle : recevoir et traiter le mécontentement d’un stagiaire
5. Traiter en parallèle le quotidien et les dysfonctionnements
  • expliquer un dispositif de formation
  • gérer les aspects logistiques de la formation et anticiper les problèmes
  • traiter en urgence les cas de dysfonctionnement
Exercice pratique : jeu de questions/réponses
Points forts

Points forts

  • Individualisation de la formation : il est fortement recommandé à chaque participant d'apporter ses documents (accord de branche, plan de formation…)
Public et prérequis

Public

Assistant(e)s formation - Assistant(e)s RH - Collaborateurs en charge de la formation

Prérequis

Aucun prérequis n'est nécessaire pour suivre ce cycle
Formateurs

Parmi nos formateurs

Céline DELORT

Céline DELORT

Son expérience de responsable formation et sa double expertise en droit et ingénierie de formation garantissent aux participants une vision complète de leurs fonctions, aussi bien sur les aspects administratifs que juridiques et organisationnels.

Christine CHEDAL

Christine CHEDAL

Consultant-expert en gestion et ingénierie de la formation, diplômée d'HEC, elle a exercé le métier de responsable formation dans des entreprises de tailles variées et en organisme de formation. Sa riche expérience assure aux participants une approche très opérationnelle des métiers de la formation.

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Agréé auprès du ministère du Travail
pour les informations CE (arrêté n°99-469 du 29/03/99)

Agréé auprès du Préfet de Région pour
les formations CHSCT (arrêté n°2003-2254 du 28/10/03)

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