Formation - Être Assistant(e) : les leviers de l'efficacité et de la performance

Assistant(e) : développer les bons outils au service de son excellence professionnelle
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6 jours

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Le métier d'Assistant(e) nécessite de faire preuve d’une véritable polyvalence et de démontrer des qualités de communication permettant de gérer toute situation quotidienne ou d'urgence. Pour mener à bien ses missions de manière efficace et performante, l’Assistant(e) doit en maîtriser tous les aspects. Le cycle certifiant « Être Assistant(e) : les leviers de l'efficacité et de la performance » d'ELEGIA permet à chaque participant(e) de comprendre son rôle au sein de l'organisation, de développer son efficacité professionnelle grâce à une gestion de son temps et de son organisation optimisée pour répondre avec succès aux exigences de son métier.

Objectifs de la formation

  • Maîtriser les compétences clés du métier d'Assistant(e)
  • S'approprier les bons outils pour développer sa performance
  • Développer son efficacité professionnelle au quotidien

Programme de la formation

6 jours

A. Assistant : maîtrisez vos missions clés
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Être Assistant(e) aujourd'hui
  • facteurs stratégiques qui font évoluer la fonction
  • connaître et anticiper les attentes de la hiérarchie envers l'assistant(e)
  • prendre conscience des répercussions sur l'organisation de mon travail
Partage d'expériences : réflexion de groupe sur le métier et les attendus de la mission
Comment aborder efficacement ma mission ?
  • connaître mes moteurs d'efficacité professionnelle
  • identifier et déjouer les pièges de l'affirmation de soi
  • identifier les points forts de mon style de communication
  • atouts à tirer dans les relations de l'équipe ou du binôme
Autodiagnostic : identifier mon style de communication
Optimiser mon efficacité professionnelle et personnelle
  • mettre en place une réelle communication opérationnelle
  • organiser, structurer, coordonner le travail en équipe
  • prévenir et anticiper
  • développer initiative et créativité
  • traiter et faire circuler l'information utile
  • prendre et passer le relais dans le service
Plan d'actions : définir des objectifs de progrès et un plan d'actions personnel

B. Assistant : l'excellence professionnelle au service de votre performance
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Diagnostiquer ma performance professionnelle et relationnelle
  • mesurer les nouveaux enjeux liés à mon métier aujourd'hui
  • définir mes critères d'excellence personnelle et mes objectifs
  • m'approprier les 5 clés du haut niveau de service
Atelier « Diagnostic » :
- partage d'expériences (mindmapping) : échanger sur les exigences de mon métier
- autodiagnostic : évaluer mon niveau d'excellence professionnelle et personnelle 
- exercice pratique : définir des objectifs personnalisés
Adopter une posture relationnelle d'affirmation hautement collaborative
  • optimiser mon diagnostic des besoins de mes interlocuteurs : besoins personnels et attentes cachées
  • affiner mon écoute et mon questionnement pour obtenir des informations clés
  • adopter une attitude constructive « orientée solution » et assertive : la communication non violente
  • m'engager et construire une confiance relationnelle pérenne et solide
  • profiler les différents styles de personnalités et m'y adapter en souplesse
Atelier « Posture » :
- mise en situation : identifier et valider des besoins liés à une demande
- jeu de rôle : dénouer un entretien avec une personnalité difficile
- exercice pratique : pratiquer l'écoute active
Booster mes méthodes de travail et ma proactivité
  • m'organiser selon mes priorités professionnelles et les faire respecter
  • m'engager sur des résultats et valoriser ma valeur ajoutée
  • être proactif(ve), innovant(e) et convaincre autour de mes idées
  • mettre en place un plan d'actions de performance personnelle
Atelier « Proactivité » :
- codéveloppement : mes priorités et ma valeur ajoutée
- autodiagnostic : grille d'autoévaluation de la qualité de mes process et mise en place de solutions
- exercice pratique : convaincre autour de mes idées

C. Assistant : optimisez votre temps et votre organisation
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Gérer les interruptions dans mon travail
  • faire face aux délégations
  • méthodes et outils d'organisation personnelle : téléphone, classement, agenda, prise de rendez-vous, informations à communiquer
  • maîtriser les leviers d'efficacité quotidienne : affirmation et image de soi, autonomie, esprit d'initiative
Partage d'expériences : quels sont les outils d'organisation utilisés par les participants ?
Faire face aux urgences
  • analyser mon organisation personnelle
  • identifier mes comportements freins
  • incidence de l'organisation de l'entreprise et des obligations extérieures
  • neutraliser les voleurs de temps
  • construire ma méthode de gestion du temps
  • savoir perdre du temps pour en gagner
Autodiagnostic : évaluer ma gestion du temps
Prévoir, anticiper, relayer, planifier
  • établir mon plan de travail journalier
  • repérer et sélectionner les tâches prioritaires
  • anticiper les besoins de l'équipe ou du service
  • acquérir des outils d'organisation efficaces
  • transmettre en priorité les informations urgentes et importantes
  • faire circuler les informations auprès des bons interlocuteurs internes ou externes
  • optimiser mes méthodes de classement pour rendre l'information accessible à tous
Plan d'actions : élaborer mon plan de travail journalier

Points forts de la formation

  • Parcours complet, proposant des outils et méthodes très opérationnels
  • Approche personnalisée : expérimentations sur des situations professionnelles des participants dans leur métier d'Assistant(e)
  • Formation concrète et impliquante : diagnostic des pratiques professionnelles de chaque participant et nombreux ateliers pratiques
  • Module e-learning « L'affirmation de soi » permettant aux participants d’enrichir la dimension relationnelle de leur fonction

A qui s’adresse la formation

  • Assistant(e)s et Secrétaires souhaitant acquérir une expertise complète de leur métier
Aucun prérequis n'est nécessaire pour suivre ce cycle

Parmi les formateurs

Géraldine DUPONT-CALVIER

Géraldine DUPONT-CALVIER

Formatrice et coach certifiée, elle a auparavant travaillé en agence de publicité. Intervenant désormais sur des thématiques de développement personnel et de management, elle accompagne les participants dans la construction de leur posture managériale et de leur leadership. Son intérêt actuel concerne plus particulièrement la relation intergénérationnelle, la mutation des carrières et l'énergie professionnelle.

Jocelyne BEDU

Jocelyne BEDU

Jocelyne Bedu a dirigé des équipes avant de se consacrer à la formation et au développement personnel. Sa bienveillance, son écoute et sa pratique du théâtre aident les participants à retrouver confiance en eux, à construire leur leadership et à améliorer leur communication.

Financement de la formation

Vous êtes salarié(e) d’entreprise ? Vous pouvez vous faire financer votre formation par le plan de développement des compétences de votre entreprise (ex- plan de formation) :
 
Le plan de développement des compétences, c’est l’ensemble des actions de formation établi à l’initiative de l’employeur  dans le cadre de la politique de ressources humaines de l’entreprise. Il est annuel et s’élabore généralement en fin d’année. D’après la loi du 5 septembre 2018 « pour la liberté de choisir son avenir professionnel », l’action de formation est désormais définie comme « un parcours pédagogique permettant d'atteindre un objectif professionnel ». De nouvelles actions de formation font ainsi partie de cette définition comme : le tutorat, le coaching, l’AFEST, le MOOC, le mentoring…
 
Tous les salariés de l’entreprise peuvent être concernés par le plan de développement des compétences, quelle que soit la nature, la durée de leur contrat ou leur ancienneté.
 
L’OPCO gère, généralement, les dépenses liées aux coûts pédagogiques, rémunérations et allocations formation, transport, repas et hébergement. Suite à la réforme de la formation 2018, les missions des OPCO vont être redéfinies d’ici 2021.
 
N’hésitez pas à vous rapprocher de votre service RH/ formation pour plus d’informations sur les prises en charge possibles.
 
Si vous ne connaissez pas votre OPCO, vous pouvez vous rendre sur le site du ministère du travail en suivant ce lien.

Avis sur la formation

avis vérifiés
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STEPHANIE R.
13 déc 2018
Formation très enrichissante, Formatrice au top!!!!
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STEPHANIE R.
13 déc 2018
Formation très enrichissante, Formatrice au top!!!!
4/5
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SYLVIE P.
09 oct 2018
Il est recommandé de séparer les toilettes des femmes de celles des hommes.
Voir les 3 commentaires
18 000 stagiaires formés cette année
97% de satisfaction
70 000 références clients

Agréé auprès du ministère du Travail
pour les informations CE (arrêté n°99-469 du 29/03/99)

Agréé auprès du Préfet de Région pour
les formations CHSCT (arrêté n°2003-2254 du 28/10/03)

Consultants en formations certifiés
Kirkpatrick four levels°niveau bronze

Programme formation

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