Formation #119001

Être Assistant(e) ressources humaines + Option "Recrutement"

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Procédure de recrutement et d’embauche, gestion administrative du personnel, gestion des relations sociales, gestion de la formation… le rôle d'Assistant(e) Ressources Humaines est central dans l’organisation RH d’une entreprise. Ce métier nécessite d'avoir une bonne connaissance des règles juridiques et administratives pour accompagner les salariés à toutes les étapes de la vie de leur contrat de travail et être un relais des managers en matière de GRH. C'est pourquoi ELEGIA vous propose le cycle certifiant complet " Être Assistant(e) ressources humaines " qui aborde les missions essentielles de l’Assistant(e) sous un angle très opérationnel.

Objectifs

  • Maîtriser les missions de l'Assistant(e) RH
  • Connaître les règles juridiques et administratives de la gestion du personnel et les mettre en pratique
  • Contribuer à la réussite du processus de recrutement
Programme
TRONC COMMUN

A. Gestion administrative du personnel : maîtriser les bases (3 jours)
1. Connaître le rôle des différents interlocuteurs des RH
  • l’inspecteur du travail et la DIRECCTE
  • le service de santé au travail
  • la Sécurité sociale et son organisation
Quiz interactif : identifier les rôles des interlocuteurs des RH
2. Sécuriser l’embauche des salariés : check-list des points juridiquement sensibles
  • liste des documents à demander et à remettre au salarié
  • déclarations et formalités à réaliser: DPAE, registre du personnel, DSN…
  • gérer l’embauche des travailleurs étrangers
  • organiser la visite d'information et de prévention après la loi Travail
3. Traiter les absences et congés
  • identifier les différentes absences : accidents, congés payés, autres absences
  • comprendre les incidences sur la gestion quotidienne
  • absences rémunérées et non rémunérées
  • remplacer les salariés absents
  • bons d’absence
  • règles d’acquisition des congés payés, planning et suivi
4. Gérer les absences « Sécurité sociale »
  • obligations de l'employeur et du salarié
  • calcul des IJSS
  • gestion administrative des cas récurrents : maladie non professionnelle, maternité…
  • accident du travail et maladie professionnelle : effectuer la déclaration d’accident, les relations avec la Sécurité sociale
  • remplacer les salariés absents
  • gérer le retour au poste de travail : visite médicale de reprise
5. Appliquer les règles de gestion du temps
  • rappel des principes fondamentaux : durées maximales journalières et hebdomadaires du travail, repos journaliers et hebdomadaires
  • décompte des heures supplémentaires et temps de travail effectif
  • documents obligatoires pour suivre le temps de travail
6. Accompagner le départ du salarié
  • cadre juridique des différents cas de rupture du contrat de travail
  • indemnités à verser
  • documents à préparer et à remettre au salarié
  • connaître les principes d’ouverture du droit à l’allocation de retour à l’emploi
7. Organiser le dossier individuel
  • tenir le dossier individuel
  • conserver ou éliminer les documents
  • gérer les dossiers informatisés
8. Respecter les règles d'une bonne gestion administrative du personnel
  • obligations déclaratives (DSN…)
  • affichages et registres obligatoires
  • délais de prescription et de conservation des documents
  • règles d’archivage
Atelier fil rouge « Gérer administrativement un salarié » : tout au long de la formation, les participants étudient le cas d'un salarié afin de mettre en pratique tous les aspects de la gestion administrative du personnel
- gérer une nouvelle embauche
- décompter les jours de congés payés, incidences des absences
- quelle conduite tenir en cas d’accident du travail ?
- décompter le temps de travail sur la semaine ou le mois
- éléments à ne pas oublier lors du départ d'un salarié (construction d'une check-list)
- trier les documents à archiver

B. Droit du travail : points clés de la réglementation et mise en pratique (3 jours)
1. Identifier les règles applicables à l’entreprise
  • articuler loi, convention et accords collectifs, usages, règlement intérieur et contrat de travail
  • intégrer les évolutions législatives, conventionnelles et jurisprudentielles
Cas pratique : procéder à la dénonciation d'un accord collectif et mesurer l'impact sur les contrats de travail
2. Sécuriser les étapes de la vie d’un contrat de travail
  • embauche et choix des contrats : CDI, CDD, intérim, temps partiel…
  • analyse des clauses utiles ou obligatoires : période d'essai, clauses de mobilité, non-concurrence…
  • évolution du contrat de travail : distinction entre modification du contrat et modification des conditions de travail, procédures à respecter et conséquences pour le salarié
Cas pratique : sécuriser la rédaction et la modification des clauses du contrat de travail
3. Piloter la relation de travail
  • durée et aménagement du temps de travail : heures supplémentaires, conventions de forfait, temps partiel, repos obligatoires…
  • faire face à l’absentéisme : maladie, accidents, inaptitude physique…
  • comportements fautifs : comment caractériser la faute et exercer le pouvoir disciplinaire ?
Cas pratique : préparer et suivre un dossier disciplinaire
4. Gérer au mieux les ruptures du contrat de travail
  • démission, abandon de poste et prise d’acte de la rupture par le salarié : quelles différences ?
  • licenciement : appréciation des motifs et respect des procédures
  • rupture conventionnelle, transaction : procédure et délais à respecter
  • coût de la rupture : indemnités et transaction
  • maintien des droits acquis par le salarié : santé et prévoyance, CPF…
Jeu pédagogique : utilisation d'un jeu de plateau immersif pour résoudre la mission « Contrôler, sanctionner les salariés et maîtriser les modes de rupture du contrat »
5. Se repérer dans l’organisation de la représentation du personnel
  • conséquences des nouveaux critères de représentativité
  • distinguer le rôle des instances (CE, DP, DS, CHSCT)
  • rôle du représentant de la section syndicale
  • moyens d'action
  • obligations de l'employeur en matière de réunion, information, consultation et négociation
6. Appréhender les différentes sources de contentieux
  • contentieux prud'homal, contentieux pénal
  • relations avec l'inspection du travail

C. Relations sociales : les missions de l’Assistant(e) dans la gestion au quotidien (2 jours)
1. Quel est le système des relations sociales dans l'entreprise ?
  • missions de chaque mandat : DS, DP, CE, CCE, CHSCT, RSS…
  • élections professionnelles et mise en place de ces mandats
  • prendre certaines précautions pour éviter les risques
Plan d'actions : élaborer un plan d'actions pour contribuer à l'organisation des élections professionnelles tout en tenant compte des différents mandats existants dans l'entreprise
2. Assister la direction dans la préparation des réunions ordinaires et extraordinaires
  • questions des DP, ordre du jour du CE, du CHSCT, de la DUP, de l’instance commune…
  • préparer des négociations annuelles obligatoires
  • mettre en place un calendrier de travail
  • délai et forme des convocations
  • préparer les dossiers : méthode à suivre
Jeu de rôle : préparer et animer une réunion de CE
Débriefing : identifier les points à améliorer
3. Participer aux réunions
  • quelle attitude adopter ?
  • quel rôle jouer au cours de la réunion ?
4. Gérer les documents issus de la réunion
  • registre des DP et procès-verbaux : doivent-ils être à la disposition du personnel ? quelles sont les obligations de l'employeur ?
  • archiver les documents
Quiz interactif : le vrai/faux sur la gestion des formalités dans la négociation collective
5. Gérer les contacts au quotidien avec les représentants du personnel
  • comment  communiquer ? quelles précautions prendre ?
  • notion de confidentialité
  • documents auxquels les représentants du personnel peuvent avoir accès (registre des entrées et des sorties, base de données unique…)
  • demandes d'entretien des représentants du personnel avec la direction : quel formalisme respecter ?
  • heures de délégation
  • notion de salarié protégé
Jeu de rôle « Communiquer avec les RP » : chaque participant joue le rôle d'assistant puis celui de RP

D. Gestion administrative et financière de la formation (2 jours)
1. Situer les enjeux de la fonction formation dans l’entreprise et le rôle de l’Assistant(e) formation
  • repérer les missions possibles et compétences de l’Assistant(e) dans son environnement entreprise
  • connaître les principaux acteurs formation
  • comprendre le budget formation de l’entreprise et le rôle de l’Assistant(e) dans sa gestion
Mise en situation : analyser une fiche de poste
2. Gérer la mise en œuvre du CPF (compte personnel de formation)
  • bénéficiaires, alimentation du compte et gestion des compteurs
  • mise en œuvre du CPF par le salarié et rôle de l'entreprise
  • formations éligibles, financement et prise en charge
Exercice pratique : élaborer un argumentaire pour expliquer le CPF aux salariés
3. Traiter les périodes et les contrats de professionnalisation
  • périodes de professionnalisation : cadre juridique, montage du dossier avec l’OPCA, saisie des coûts
  • professionnalisation et apprentissage : avantages et limites des deux contrats
Exercice pratique : monter une période de professionnalisation
4. Gérer les CIF
  • assistance préalable aux salariés
  • contenu du dossier CIF à renseigner
  • prise en charge par un OPACIF
  • suivi du stagiaire pendant le congé
Jeu pédagogique « Info/Intox » : valider ou corriger les affirmations énoncées sur la gestion des congés individuels de formation (CIF)
5. Participer au plan de formation
  • étapes de l'élaboration du plan : calendrier et acteurs
  • construction et élaboration du plan
  • plan prévisionnel et bilans annuels pour le CE
  • documents obligatoires à remettre au CE
  • indicateurs et tableaux de bord
Atelier « Plan de formation » :
- analyser un plan de formation
- cerner le rôle de l'Assistant(e) formation
- identifier les points essentiels à mettre en œuvre pour chaque étape
6. Gestion logistique et organisationnelle du plan
  • obligations et documents, optimisation d’un dossier formation
  • gestion des inscriptions et des organismes de formation
  • suivi logistique : convocation, feuille d’émargement, attestation formation…
  • classement et optimisation du temps : classement électronique, plan de classement évolutif
  • suivi des évaluations
Cas pratique : rechercher les erreurs dans une convention
7. Gestion administrative
  • plannings et tableaux de bord internes
  • organiser l'archivage et connaître ses règles
Construction d'outil : élaborer la boîte à outils de l’Assistant(e) formation
OPTION

Assistant(e) recrutement : gagnez en efficacité (2 jours)
1. Préparer le recrutement
  • bien définir le poste à pourvoir : contexte de l’entreprise, missions et tâches, compétences requises
  • déterminer les critères de recherche : nécessaires, impératifs
  • identifier les axes de sélection : recherche interne, cabinets de recrutement, annonce, Internet, Pôle emploi
Cas pratique : identifier le besoin et définir un profil
2. Gérer les candidatures
  • gestion qualitative : tri du courrier, examen des CV
  • gestion quantitative : gestion des fichiers de candidature, réponses aux candidats, gestion des rendez-vous
Cas pratique : trier efficacement des candidatures
3. Mener l'entretien de recrutement
  • préparer
  • conduire différents types d'entretiens
  • structurer son approche
  • éviter les pièges
  • faire la synthèse écrite de l'entretien
Atelier « Conduire un entretien de recrutement » :
- mise en situation : simulations d’entretiens de recrutement
- débriefing : évaluation à l'aide de grilles d'observation et échanges
4. Connaître les autres moyens de sélection
  • tests : aptitude, personnalité, niveau
  • graphologie, morphopsychologie…
5. Assurer l'embauche et le suivi
  • législation de l'embauche : procédures et limites
  • suivi des nouveaux embauchés : accueil et intégration
Construction d'outil : définir un plan d'intégration du nouvel embauché
6. Non-discrimination et diversité : ce qu'il faut savoir
  • connaître les points clés de la législation sur la non-discrimination à l'embauche
  • déterminer de « bons » critères de sélection
  • questionner sans déraper !
  • développer des pratiques facilitantes
Quiz interactif de synthèse : les points clés à retenir pour mener avec succès ses missions d'assistanat de recrutement
Points forts

Points forts

Chaque participant est invité à apporter ses propres modèles de documents pour les étudier au cours de la formation

Abonnement de 3 mois au nouveau Guide Gestion et administration des ressources humaines des Editions Législatives, dans sa version bi-média (guide papier et version numérique) : ce guide accompagne le participant, étape par étape, en donnant les bonnes pratiques, règles juridiques et administratives ainsi que des modèles pour agir en toute sécurité

Public et prérequis

Public

Assistant(e)s et Collaborateurs du service RH

Prérequis

Aucun prérequis n'est nécessaire pour suivre ce cycle
Formateurs

Parmi nos formateurs

Isabelle COLLARD

Isabelle COLLARD

Consultante en paie et en administration du personnel, son riche parcours professionnel lui permet d'apporter aux participants, acteurs RH et gestionnaires de paie, les recommandations personnalisées et adaptées à leurs attentes.

Béatrice SAIZ

Béatrice SAIZ

Avocat en droit social, chargée de cours à l'université Paris XII, elle est par ailleurs auteur d'ouvrages en droit du travail. Son expertise toujours actualisée assure aux participants une maîtrise du droit social dans leurs missions quotidiennes.

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Programme formation

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Agréé auprès du ministère du Travail
pour les informations CE (arrêté n°99-469 du 29/03/99)

Agréé auprès du Préfet de Région pour
les formations CHSCT (arrêté n°2003-2254 du 28/10/03)

Consultants en formations certifiés
Kirkpatrick four levels°niveau bronze