Formation #117005

Être Responsable d'un système de management intégré QSE

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L'amélioration de la qualité, la prévention des risques en santé-sécurité au travail et la préservation de l'environnement sont trois préoccupations majeures pour l'entreprise. Régulièrement pilotées séparément, elles font de plus en plus l'objet d'un management intégré QSE. Facilité par l'arrivée de la norme ISO 45001 pour la santé-sécurité, le pilotage intégré des trois systèmes de management doit être assuré par un Responsable QSE efficace. Celui-ci a notamment pour mission de concevoir et décliner le plan d'actions et les démarches qualité, hygiène, sécurité et environnement. Il élabore ou fait évoluer les référentiels, procédures et consignes QSE et contrôle leur application. Il est également chargé de sensibiliser et former le personnel à la démarche QSE et à la prévention des risques. Responsable du suivi et du contrôle de la conformité, il identifie et analyse les dysfonctionnements et les non-conformités, diagnostique les causes, définit les actions correctives et détermine les évolutions ou améliorations à apporter à l'activité. Au cours de l'ensemble de ces missions, il doit faire preuve de pédagogie et d'un sens aiguisé de la communication. Le cycle certifiant " Être Responsable d'un système de management intégré QSE " d'ELEGIA répond à l'ensemble des besoins du futur Responsable QSE en lui apportant les méthodes et outils indispensables au pilotage d'un système de management QSE performant.

Objectifs

  • Maîtriser les rôles, missions et responsabilités d’un Responsable des systèmes de management QSE (qualité, santé-sécurité au travail et environnement)
  • Organiser sa veille réglementaire et éviter les non-conformités
  • Maîtriser les exigences des trois référentiels (ISO 14001, ISO 9001 et OHSAS 18001/ISO 45001) et piloter efficacement un système de management intégré
  • Évaluer les performances de sa démarche grâce aux audits internes QSE, communiquer au quotidien et gérer efficacement les situations de crise
Programme

A. Veille réglementaire QSE : méthode pour construire son référentiel (2 jours)
1. Veille réglementaire : de quoi parle-t-on ?
  • processus de veille réglementaire dans l'entreprise : sélectionner les textes, informer sur la réglementation, évaluer la conformité de l’entreprise
  • mieux définir pour optimiser son temps : quels objectifs opérationnels pour la veille réglementaire ?
  • champ d’application de la veille réglementaire QSE : quels textes suivre ?
  • rôles du chargé de veille réglementaire
Atelier « Adapter sa veille réglementaire » :
- plan d'actions : définir les objectifs opérationnels de sa veille et son champ d’application
- partage d'expériences : échanges sur les rôles du chargé de veille réglementaire dans l'entreprise
2.
Sélectionner les textes applicables
  • structure du droit français et son articulation avec le droit européen, pour les non-juristes
  • qu’est-ce qu’un code, un décret, un arrêté, un règlement, une norme, une directive ?
  • hiérarchie des textes
  • où trouver les textes ? sources officielles ou non
Atelier « Orienter ses recherches » :
- construction d'outil (check-list) : identifier puis lister les textes applicables à un thème réglementaire donné
- partage de pratiques : échanger sur les diverses sources d’information utilisées
3. Définir la structure optimale de son référentiel
  • identifier les personnes dans l’entreprise chargées d'appliquer la réglementation
  • quels textes conserver et comment les suivre ? gérer les modifications
  • quel support pour un référentiel réglementaire efficace et pratique ? (tableur, logiciel spécifique…)
  • comment gérer le temps dédié à la veille ?
Atelier « Créer son référentiel réglementaire » :
- construction d'outil (fiche) : élaborer la structure de référentiel réglementaire adaptée à son entreprise
- partage d'expériences : dialoguer sur les moyens informatiques, avantages et inconvénients
4. Évaluer sa conformité réglementaire de l’entreprise
  • comment mettre en œuvre la démarche d'évaluation de la conformité dans l'entreprise ?
  • hiérarchiser les risques liés aux non-conformités identifiées et les actions associées
  • responsabilités en matière de QSE : qui met en œuvre les actions ?
  • rendre compte à la direction, planifier la mise en conformité
Atelier « Préparer l’évaluation de conformité » :
- étude de cas : récupérer un texte et le préparer pour l'évaluation de conformité
- partage de pratiques : échanger sur les modalités pratiques de l'évaluation de conformité, avantages et inconvénients
5. Se maintenir à jour
  • suivre les modifications des textes sélectionnés
  • identifier les nouveaux textes à intégrer
  • réévaluer la conformité et tenir compte des actions engagées
  • suivre les changements en interne : ajout, modification ou suppression d'activités et de matériels
  • diffuser l'information réglementaire
Cas pratique : identifier les outils d'une veille quotidienne efficace et s'organiser

B. Management intégré QSE : principes et exigences des référentiels ISO 14001, ISO 9001 et ISO 45001 (2 jours)
1. Avoir conscience des enjeux et intérêts des systèmes intégrés
  • enjeux économiques et humains
  • principes de précaution et prescriptions réglementaires ; responsabilités et délégations de pouvoirs
  • amélioration continue
  • intégrer la politique QSE dans son organisation
2. Comprendre l'approche processus
  • cartographie et management des processus
  • définition d'un processus et différences entre processus et procédures
3. Identifier les exigences des référentiels et les principes communs
  • rappel des contenus initiaux des normes ISO 9001, ISO 14001 et OHSAS 18001
  • présentation des nouvelles normes ISO 9001, ISO 14001 et ISO 45001
  • intégration de la nouvelle structure des normes dite HLS (High Level Structure)
  • analyse du contexte de l'organisme
  • notion de leadership
  • approche PDCA de management et de maîtrise des processus
  • renforcement du lien de conformité
  • identification des risques/opportunités
  • notions de résultats, amélioration et efficacité, évaluation des performances
  • communication en interne et externe
Cas pratique : rapprocher les exigences des référentiels aux actions à mener
4. Intégrer les systèmes de management (SMI, SMQSE)
  • principes et modalités de déploiement d’un SMI (Système de Management Intégré)
  • lignes directrices pour l’intégration du management
  • bonnes pratiques et retour d’expériences, exemples de méthodes de mise en place par étape
  • s’inscrire dans un système de reconnaissance : la certification
Atelier « Elaborer un SMI » :
- rédiger une politique intégrée QSE
- définir les objectifs et cibles d'un SMI
- représenter la cartographie des processus
5. Utiliser les référentiels comme outils méthodologiques et optimiser son SMI
  • assurer l'amélioration continue de ses performances qualité, environnement et sécurité
  • s'adapter aux ressources : une planification étalée dans le temps
  • impliquer chacun par une approche transversale globale à l'entreprise
  • comprendre les évolutions entre les différentes versions des référentiels
Partage d’expériences : échanges sur la construction des systèmes intégrés dans les entreprises des participants

C. Audit interne QSE : évaluer un système de management intégré (2 jours)
1. Planifier l'audit interne et en connaître les enjeux
  • définition et objectifs d’un audit interne selon la norme ISO 19011
  • rôles et responsabilités des acteurs
  • étapes de l’audit
  • planning d'audits : programmation et déclenchement de l'audit
2. Préparer l'audit
  • désignation des auditeurs : qui peut auditer quoi ?
  • détermination du périmètre et du champ d'audit : clauses communes QSE, clauses spécifiques à chaque référentiel
  • collecte et analyse des documents
  • préparation du plan d'audit
  • élaboration des documents d'aide à l'audit intégré et questionnaires spécifiques
3. Réaliser l'audit interne QSE
  • animer la réunion d'ouverture
  • se répartir les tâches de l'audit
  • conduire les entretiens
  • identifier les écarts
  • préparer et animer la réunion de clôture
4. Auditeurs et audités, les comportements efficaces
  • bien communiquer sur son rôle et sa mission
  • développer sa capacité d'écoute
  • favoriser la coopération par ses attitudes
  • adapter son langage à ses interlocuteurs et savoir réagir face à des comportements de méfiance, diversions, rétention d'informations
  • prévenir et désamorcer les conflits potentiels
5. L'audit, source d'amélioration continue
  • mesurer et formaliser les écarts
  • rapport d'audit : contenu, rédaction, enregistrement et diffusion
  • définition et planification des actions correctives
  • suivi de leur mise en œuvre
  • prendre du recul sur sa méthode d'audit : indicateurs, mesure de la satisfaction et exploitation des retours d'expériences
Atelier fil rouge « Réaliser un audit interne QSE » : tout au long de la formation, les participants déroulent le processus d'audit interne à partir d'un cas concret
- cas pratique : élaborer le programme d'audit
- construction d'outils (fiches et check-list) : préparer l’audit - collecter et analyser les documents, préparer le plan d'audit et les interviews, construire des supports d'audit (questionnaires, check-list…)
- jeux de rôle (vidéos de mise en situation) : réaliser un audit interne. Les participants se répartissent les rôles d’auditeurs et audités et travaillent sur les étapes clés de la réalisation de l'audit interne QSE (animer la réunion d'ouverture, conduire les entretiens, préparer et animer la réunion de clôture)
- cas pratique : rédiger le compte-rendu d’audit et identifier les actions correctives
- partage d’expériences : bonnes pratiques, difficultés ou conflits que les participants peuvent rencontrer lors des audits

D. Communication et gestion de crise QSE : méthode et outils pour répondre à ses obligations (2 jours)
1. Respecter les exigences légales et liées aux référentiels
  • exigences légales en matière d'information
  • sensibilisation du personnel et communication : exigences des référentiels QSE
2. Quelle communication pour quel public ? Les objectifs de la communication QSE
  • interlocuteurs : services internes, fournisseurs, autorités, services publics, plaintes de riverains et associations
  • quels sont les messages à faire passer en fonction des acteurs ?
  • modes de communication
  • quand communiquer et à quelle fréquence ?
Cas pratique : établir la trame de son plan de communication, vers qui communiquer et avec quels objectifs ?
3. Mettre en œuvre des outils de communication interne
  • interlocuteurs internes : direction, managers, salariés, représentants du personnel
  • rédiger des newsletters, flashs QSE, livrets d'accueil
  • conduire des réunions terrain, établir des tableaux de bord
  • organiser des séminaires, jeux et challenges : dynamiser et fédérer les équipes
  • recueillir les suggestions
  • savoir animer, sensibiliser et impliquer
Atelier « Communiquer en interne » :
- étude de cas : exemples de supports de communication
- construction d'outil : élaborer les outils de communication propres aux participants selon leurs problématiques et leurs systèmes QSE
- plan d'actions : préparer un plan d'actions de communication interne
4. Communiquer en externe : adapter son discours et faire accepter l'activité de l'entreprise
  • interlocuteurs externes : autorités (DREAL, inspection du travail…), services publics (mairie, département, région, SDIS…), public (riverains, associations, écoles…), fournisseurs
  • créer ses outils de communication : articles de journaux, réunions de travail, visite de l'entreprise
  • savoir convaincre, rassurer et donner confiance
Atelier « Communiquer à l'externe » :
- étude de cas : exemples de supports de communication
- construction d'outil : élaborer les outils de communication propres aux participants selon leurs problématiques et leurs systèmes QSE
- plan d'actions : préparer un plan d'actions de communication externe
5. Organiser la communication en situation d’urgence : gestion d’une crise QSE
  • identifier et évaluer une situation de crise
  • anticiper les actions des parties prenantes : analyse des comportements, attentes des victimes, riverains, médias, associations et pouvoirs publics
  • identifier les stratégies de réponses envisageables en fonction du type de crise
  • manuel de crise et plan de continuité de l'entreprise
  • mettre en œuvre sa communication de crise : constitution d'une cellule de crise, actions des parties prenantes ; identification des actions clés et des conduites à tenir, élaboration des messages et outils de communication
Jeux de rôle « Réagir face à une situation de crise » (travail collectif) : les participants sont mis en situation de gestion de crise et chargés de mettre en œuvre une communication adaptée
Étude de cas : analyser des crises particulières (Erika, tempête de 1999, AZF, crise qualité dans l'agroalimentaire, accidents du travail, suicides au travail)
6. Évaluer l'efficacité des actions de communication
  • audits internes
  • enregistrement des résultats : indicateurs QSE
  • exercices d'entraînement en situation d'urgence
Partage de pratiques : échanges sur les différentes méthodes d’évaluation des actions de communication et le choix d’indicateurs pertinents dans les entreprises des participants
Points forts

Points forts

  • Animation des modules sur les normes et l’audit interne QSE par des formateurs consultants experts en management QSE, auditeurs de certification sur les trois référentiels (ISO 14001, ISO 9001 et OHSAS 18001/ISO 45001)
  • Remise d’outils opérationnels et construction des outils propres aux participants afin de faciliter leur prise de fonction
  • Abonnement de trois mois à ActuEL-HSE.fr des Éditions Législatives, premier quotidien en ligne dédié aux responsables HSE, pour faire le point sur l’actualité opérationnelle technique et juridique du métier
Public et prérequis

Public

Futurs responsables QSE, HSE, QHSE ou SSE - Responsables QSE, HSE, QHSE ou SSE déjà en poste désirant valoriser leurs compétences

Prérequis

Aucun prérequis n'est nécessaire pour suivre ce cycle
Formateurs

Parmi nos formateurs

Christel MONAR

Christel MONAR

Juriste de formation, consultante en réglementation environnementale et en prévention des risques, elle accompagne les entreprises dans la mise en ½uvre de la réglementation et le management QSE. Sa pédagogie offre aux participants une vision très opérationnelle de la gestion des risques et des démarches QSE.

Valérie GUILLET

Valérie GUILLET

Ingénieur agronome, elle a été coordinatrice HSE d'un groupe avant de devenir consultante pour accompagner la mise en place de systèmes de management QSE. Sa pratique de la réglementation, son approche pédagogique et structurée permettent aux participants d'aborder le pilotage des démarches QSE de manière opérationnelle et progressive.

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Programme formation

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Agréé auprès du ministère du Travail
pour les informations CE (arrêté n°99-469 du 29/03/99)

Agréé auprès du Préfet de Région pour
les formations CHSCT (arrêté n°2003-2254 du 28/10/03)

Consultants en formations certifiés
Kirkpatrick four levels°niveau bronze