Formation - Optimiser le classement de tous ses documents (papier ou électronique)

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2 jours
  • intra

Vous souhaitez personnaliser le programme de cette formation pour qu'elle réponde aux spécificités de votre entreprise ?

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Objectifs de la formation

  • Acquérir une méthode de classement efficace et accessible à tous
  • Améliorer ou refondre un système existant
  • Archiver utilement et selon les règles

Programme de la formation

Choisir des méthodes de classement adaptées
  • connaître les méthodes de classement
  • comprendre la logique et l'intérêt de chacune
  • analyser les besoins de mon service
  • refondre ou améliorer rapidement le système existant
  • assurer une transition efficace entre deux classements
Partage d'expériences : réflexion sur les besoins en termes de classement
Garantir un système clair et accessible à tous
  • établir un plan de classement
  • définir des entrées et des mots clés « parlants » pour tout le monde !
  • mettre en place des chemins d'accès pratiques
  • coordonner classement papier et classement électronique
  • mettre en place le système de classement le plus pertinent
Cas pratique : instaurer un système de classement efficace
Faire vivre mon système de classement
  • constituer un dossier structuré et complet
  • titrer, sous-titrer, indexer efficacement l'information pour la retrouver
  • repérer l'information essentielle pour classer vite et bien
  • définir des plans de mise à jour… et s'y tenir !
Cas pratique : constituer et mettre à jour des dossiers
Archiver selon les règles et avec méthode
  • ce qu'il faut garder
  • ce qu'on peut jeter
  • établir une procédure d'archivage
Classer les données électroniques
  • me retrouver dans les différents lieux de stockage
  • bien nommer mes fichiers et bâtir une arborescence claire
  • coordonner efficacement classements papier et électronique
  • optimiser le rangement de ma messagerie
  • découvrir la GED (gestion électronique des documents)
Exercice pratique : optimiser un classement constitué d'informations sur supports variés (papier, électronique, etc.)

Points forts de la formation

  • Identification des objectifs de l'entreprise
  • Recueil des attentes opérationnelles des participants
  • Conception d'un déroulé pédagogique sur mesure
  • Construction de cas pratiques inspirés du contexte professionnel des participants
  • Élaboration d'une documentation pédagogique spécifique

A qui s’adresse la formation

  • Toute personne souhaitant disposer d'un système de classement fiable, clair, simple et accessible
Aucun prérequis n'est nécessaire

Financement de la formation

Vous êtes salarié(e) d’entreprise ? Vous pouvez vous faire financer votre formation par le plan de développement des compétences de votre entreprise (ex- plan de formation) :
 
Le plan de développement des compétences, c’est l’ensemble des actions de formation établi à l’initiative de l’employeur  dans le cadre de la politique de ressources humaines de l’entreprise. Il est annuel et s’élabore généralement en fin d’année. D’après la loi du 5 septembre 2018 « pour la liberté de choisir son avenir professionnel », l’action de formation est désormais définie comme « un parcours pédagogique permettant d'atteindre un objectif professionnel ». De nouvelles actions de formation font ainsi partie de cette définition comme : le tutorat, le coaching, l’AFEST, le MOOC, le mentoring…
 
Tous les salariés de l’entreprise peuvent être concernés par le plan de développement des compétences, quelle que soit la nature, la durée de leur contrat ou leur ancienneté.
 
L’OPCO gère, généralement, les dépenses liées aux coûts pédagogiques, rémunérations et allocations formation, transport, repas et hébergement. Suite à la réforme de la formation 2018, les missions des OPCO vont être redéfinies d’ici 2021.
 
N’hésitez pas à vous rapprocher de votre service RH/ formation pour plus d’informations sur les prises en charge possibles.
 
Si vous ne connaissez pas votre OPCO, vous pouvez vous rendre sur le site du ministère du travail en suivant ce lien.
18 000 stagiaires formés cette année
97% de satisfaction
70 000 références clients

Agréé auprès du ministère du Travail
pour les informations CE (arrêté n°99-469 du 29/03/99)

Agréé auprès du Préfet de Région pour
les formations CHSCT (arrêté n°2003-2254 du 28/10/03)

Consultants en formations certifiés
Kirkpatrick four levels°niveau bronze