Formation - Organiser efficacement un événement professionnel

L'événementiel de A à Z
#600021
2 jours
  • nouveau

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1 370€ HT

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L’événementiel est une forme de communication particulière et spécifique aux enjeux importants, aux budgets conséquents avec une exigence forte de résultats. Pour raisons économiques les entreprises sont de plus en plus nombreuses à opter pour une organisation assurée en interne ; le plus souvent par les assistantes de service commercial ou marketing ou de direction.Organiser un événement requiert un certain nombre de connaissances et des compétences multiples. Son succès exige une organisation rigoureuse et méthodique loin de tout amateurisme. Les événements diffèrent mais la méthodologie reste la même. C'est que vous apporte la formation  « Organiser efficacement un événement professionnel » d'ELEGIA.

Objectifs de la formation

  • Développer les connaissances et compétences nécessaires à l’organisation d'événements professionnels impactants
  • Appréhender toutes les étapes et composantes d’un événementiel
  • Piloter un événement de A à Z, de la conception à l’exploitation  

Programme de la formation

Comprendre l'événementiel et les « événements » qui le composent
  • comprendre la nature spécifique et les enjeux de l’événementiel
  • connaître les différents types d’événements professionnels et les spécificités de chacun 
  • choisir l’événement adapté au projet défini en s’appuyant sur le principe PARI (pertinence, avantages, risques, inconvénients)
  • me positionner en  chef de projet multifacette et polyvalent 
Outil n° 1 : « l’event-rama », tableau synoptique des différents formats avec filtre PARI
Outil n° 2 : le glossaire de l’événementiel
Atelier « Ce qu'il faut savoir sur l'événementiel » :
- quiz : découverte des contours d'un événement
- jeu pédagogique : « Questions pour un champion »
Préparer le projet événementiel : anticipation et prévisionnel, alliés n° 1
  • définir les contours du projet : contexte, historique, but, objectif, public cible
  • cerner deux éléments déterminants qui impactent succès et budget : le lieu et la date 
  • monter le budget : du budget provisoire au budget réel
  • définir les moyens humains, matériels et financiers disponibles et nécessaires
  • établir le cahier des charges
Outil n° 3 : trame du cahier des charges
Outil n° 4 : grille budgétaire
  Atelier « Élaborer efficacement mon projet événementiel » :
- exercice pratique : rédiger un objectif SMART
- QCM : faire le bon choix 
Mettre en œuvre le projet événementiel jusqu'au jour J
  • vérifier les besoins logistiques, les étapes et séquences clés de l’événement : filage et parcours participant
  • planifier et définir « qui fait quoi quand »
  • élaborer le rétroplanning
  • consulter, briefer, sélectionner les prestataires, fournisseurs nécessaires et contributeurs possibles
Outil n° 5 : modèles de rétroplanning
Outil n° 6 : fiches de brief (hébergement, restauration, salle…)
Atelier « Assurer la mise en place et le suivi du projet » :
- exercice pratique : analyse critique et corrections de divers documents élaborés
- jeux de rôle : négocier un prix, argumenter un partenariat, refuser une proposition 
Promouvoir et valoriser mon événement à l'ère du Web et des réseaux sociaux
  • définir le plan de com et de promotion de l’événement : avant-pendant-après
  • choisir le ou les médias de promotion pour viser au plus juste ou au plus large
  • intégrer et optimiser les actions de webmarketing
  • rédiger un message attractif et boosteur de présence
  • gérer la conception et production des différents supports et outils de communication et promotion
  • prévoir la couverture de l’événement
Outil n° 7 : la check-list des supports de com et de promo
Outil n° 8 : rétroplanning spécifique
Atelier « Mettre en avant mon événement » :
- exercice pratique : concevoir des invitations à différents types d’événements
- exercice d'application : établir la check-list des supports et éléments de communication nécessaires et optionnels
- mise en situation : présenter et introduire un intervenant
Assurer le jour J
  • opérer check-point et contrôles préliminaires 
  • maîtriser la problématique de l’accueil, éviter ses écueils
  • anticiper les mauvaises surprises, l’imprévu et le pire
  • superviser le final, la clôture et la fin de l’événement  jusqu’au départ
  • gérer mon stress
Outil n° 9 : check-list de contrôle
Outil n° 10 : fiche urgence
Atelier « Être prêt en toute circonstance » :
- exercice pratique : gérer le scénario catastrophe et constituer le « kit urgence », « SOS dépannage »
- exercice d'application : appliquer la régulation express du stress
Évaluer, analyser, exploiter les résultats et retombées de l'événement
  • mesurer la satisfaction selon des indicateurs pertinents retenus
  • faire une analyse quantitative et qualitative de l’événement
  • assurer le suivi adapté avec les services concernés : remerciements, exploitation commerciale, exploitation marketing, image, notoriété…
  • dresser le bilan final  
  • diffuser et valoriser les résultats en interne et en externe
Outil n° 11 : modèle questionnaire satisfaction
Outil n° 12 : répertoire de quelques aides utiles (guides, sites, norme, législation) 
Exercice de synthèse (nuage de mots) : récapituler les points clés du succès de l'organisation d'un événement

Points forts de la formation

  • Approche pragmatique soutenue par une pédagogie participative et interactive de découverte qui alterne méthodes inductives et déductives
  • Constitution d’un roadbook, d'un « bible-event » interne, d'un « making-of » événementiel
  • Recueil d'outils (fiches, synopsis, glossaire, check-list, rétroplanning, modèles de brief, modèles de questionnaires, répertoires) pour construire son événement
  • Formatrice, venue du monde de l’entreprise, ancienne directrice marketing et communication ayant organisé et piloté de nombreux événements (séminaires, conventions, salons, anniversaires d'entreprise, workshops, incentives, petits déjeuners ou portes ouvertes)

A qui s’adresse la formation

  • Assistant(e)s
  • Toute personne appelée à prendre en charge l'organisation ponctuelle ou régulière d'événements professionnels souhaitant professionnaliser, optimiser, consolider, son approche et ses pratiques
Aucun prérequis n'est nécessaire pour suivre cette formation

Instant digital de la formation

Deux collections de micro-learning (10 modules) sur les thèmes « Conduite de projet » et « Conduite de projet agile » complètent la formation en présentiel

Formateur de la formation

Chantal DESJARDINS

Chantal DESJARDINS

Consultante et formatrice, elle intervient dans le domaine de la communication, du marketing et de la qualité de vie au travail.

Financement de la formation

Vous êtes salarié(e) d’entreprise ? Vous pouvez vous faire financer votre formation par le plan de développement des compétences de votre entreprise (ex- plan de formation) :
 
Le plan de développement des compétences, c’est l’ensemble des actions de formation établi à l’initiative de l’employeur  dans le cadre de la politique de ressources humaines de l’entreprise. Il est annuel et s’élabore généralement en fin d’année. D’après la loi du 5 septembre 2018 « pour la liberté de choisir son avenir professionnel », l’action de formation est désormais définie comme « un parcours pédagogique permettant d'atteindre un objectif professionnel ». De nouvelles actions de formation font ainsi partie de cette définition comme : le tutorat, le coaching, l’AFEST, le MOOC, le mentoring…
 
Tous les salariés de l’entreprise peuvent être concernés par le plan de développement des compétences, quelle que soit la nature, la durée de leur contrat ou leur ancienneté.
 
L’OPCO gère, généralement, les dépenses liées aux coûts pédagogiques, rémunérations et allocations formation, transport, repas et hébergement. Suite à la réforme de la formation 2018, les missions des OPCO vont être redéfinies d’ici 2021.
 
N’hésitez pas à vous rapprocher de votre service RH/ formation pour plus d’informations sur les prises en charge possibles.
 
Si vous ne connaissez pas votre OPCO, vous pouvez vous rendre sur le site du ministère du travail en suivant ce lien.
18 000 stagiaires formés cette année
97% de satisfaction
70 000 références clients

Agréé auprès du ministère du Travail
pour les informations CE (arrêté n°99-469 du 29/03/99)

Agréé auprès du Préfet de Région pour
les formations CHSCT (arrêté n°2003-2254 du 28/10/03)

Consultants en formations certifiés
Kirkpatrick four levels°niveau bronze

Programme formation

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