Formation #600021

Organiser efficacement un événement professionnel

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L'événementiel de A à Z

L’événementiel est une forme de communication particulière et spécifique aux enjeux importants, aux budgets conséquents avec une exigence forte de résultats. Pour raisons économiques les entreprises sont de plus en plus nombreuses à opter pour une organisation assurée en interne ; le plus souvent par les assistantes de service commercial ou marketing ou de direction.Organiser un événement requiert un certain nombre de connaissances et des compétences multiples. Son succès exige une organisation rigoureuse et méthodique loin de tout amateurisme. Les événements diffèrent mais la méthodologie reste la même. C'est que vous apporte la formation  « Organiser efficacement un événement professionnel » d'ELEGIA.

Objectifs

  • Développer les connaissances et compétences nécessaires à l’organisation d'événements professionnels impactants
  • Appréhender toutes les étapes et composantes d’un événementiel
  • Piloter un événement de A à Z, de la conception à l’exploitation  
Programme
1. Comprendre l'événementiel et les « événements » qui le composent
  • comprendre la nature spécifique et les enjeux de l’événementiel
  • connaître les différents types d’événements professionnels et les spécificités de chacun 
  • choisir l’événement adapté au projet défini en s’appuyant sur le principe PARI (pertinence, avantages, risques, inconvénients)
  • me positionner en  chef de projet multifacette et polyvalent 
Outil n° 1 : « l’event-rama », tableau synoptique des différents formats avec filtre PARI
Outil n° 2 : le glossaire de l’événementiel
Atelier « Ce qu'il faut savoir sur l'événementiel » :
- quiz : découverte des contours d'un événement
- jeu pédagogique : « Questions pour un champion »

2. Préparer le projet événementiel : anticipation et prévisionnel, alliés n° 1
  • définir les contours du projet : contexte, historique, but, objectif, public cible
  • cerner deux éléments déterminants qui impactent succès et budget : le lieu et la date 
  • monter le budget : du budget provisoire au budget réel
  • définir les moyens humains, matériels et financiers disponibles et nécessaires
  • établir le cahier des charges
Outil n° 3 : trame du cahier des charges


Outil n° 4 : grille budgétaire
  Atelier « Élaborer efficacement mon projet événementiel » :
- exercice pratique : rédiger un objectif SMART
- QCM : faire le bon choix 
3. Mettre en œuvre le projet événementiel jusqu'au jour J
  • vérifier les besoins logistiques, les étapes et séquences clés de l’événement : filage et parcours participant
  • planifier et définir « qui fait quoi quand »
  • élaborer le rétroplanning
  • consulter, briefer, sélectionner les prestataires, fournisseurs nécessaires et contributeurs possibles
Outil n° 5 : modèles de rétroplanning
Outil n° 6 : fiches de brief (hébergement, restauration, salle…)
Atelier « Assurer la mise en place et le suivi du projet » :
- exercice pratique : analyse critique et corrections de divers documents élaborés
- jeux de rôle : négocier un prix, argumenter un partenariat, refuser une proposition 
4. Promouvoir et valoriser mon événement à l'ère du Web et des réseaux sociaux
  • définir le plan de com et de promotion de l’événement : avant-pendant-après
  • choisir le ou les médias de promotion pour viser au plus juste ou au plus large
  • intégrer et optimiser les actions de webmarketing
  • rédiger un message attractif et boosteur de présence
  • gérer la conception et production des différents supports et outils de communication et promotion
  • prévoir la couverture de l’événement
Outil n° 7 : la check-list des supports de com et de promo
Outil n° 8 : rétroplanning spécifique
Atelier « Mettre en avant mon événement » :
- exercice pratique : concevoir des invitations à différents types d’événements
- exercice d'application : établir la check-list des supports et éléments de communication nécessaires et optionnels

- mise en situation : présenter et introduire un intervenant
5. Assurer le jour J
  • opérer check-point et contrôles préliminaires 
  • maîtriser la problématique de l’accueil, éviter ses écueils
  • anticiper les mauvaises surprises, l’imprévu et le pire
  • superviser le final, la clôture et la fin de l’événement  jusqu’au départ
  • gérer mon stress
Outil n° 9 : check-list de contrôle


Outil n° 10 : fiche urgence
Atelier « Être prêt en toute circonstance » :
- exercice pratique : gérer le scénario catastrophe et constituer le « kit urgence », « SOS dépannage »
- exercice d'application : appliquer la régulation express du stress
6. Évaluer, analyser, exploiter les résultats et retombées de l'événement
  • mesurer la satisfaction selon des indicateurs pertinents retenus
  • faire une analyse quantitative et qualitative de l’événement
  • assurer le suivi adapté avec les services concernés : remerciements, exploitation commerciale, exploitation marketing, image, notoriété…
  • dresser le bilan final  
  • diffuser et valoriser les résultats en interne et en externe
Outil n° 11 : modèle questionnaire satisfaction
Outil n° 12 : répertoire de quelques aides utiles (guides, sites, norme, législation) 
Exercice de synthèse (nuage de mots) : récapituler les points clés du succès de l'organisation d'un événement
Points forts

Points forts

  • Approche pragmatique soutenue par une pédagogie participative et interactive de découverte qui alterne méthodes inductives et déductives
  • Constitution d’un roadbook, d'un « bible-event » interne, d'un « making-of » événementiel
  • Recueil d'outils (fiches, synopsis, glossaire, check-list, rétroplanning, modèles de brief, modèles de questionnaires, répertoires) pour construire son événement
  • Formatrice, venue du monde de l’entreprise, ancienne directrice marketing et communication ayant organisé et piloté de nombreux événements (séminaires, conventions, salons, anniversaires d'entreprise, workshops, incentives, petits déjeuners ou portes ouvertes)
Public et prérequis

Public

Assistant(e)s - Toute personne appelée à prendre en charge l'organisation ponctuelle ou régulière d'événements professionnels souhaitant professionnaliser, optimiser, consolider, son approche et ses pratiques

Prérequis

Aucun prérequis n'est nécessaire pour suivre cette formation
Formateurs

Parmi nos formateurs

Chantal DESJARDINS

Chantal DESJARDINS

Consultante et formatrice, elle intervient dans le domaine de la communication, du marketing et de la qualité de vie au travail.

Dates et lieus

Date(s)

  • Jeudi 23 mai 2019
  • Vendredi 24 mai 2019

Lieu(x)

PARIS

Date(s)

  • Lundi 23 septembre 2019
  • Mardi 24 septembre 2019

Lieu(x)

PARIS

Date(s)

  • Mardi 10 décembre 2019
  • Mercredi 11 décembre 2019

Lieu(x)

PARIS
Jusqu'a -30%
Devis personnalisé

Agréé auprès du ministère du Travail
pour les informations CE (arrêté n°99-469 du 29/03/99)

Agréé auprès du Préfet de Région pour
les formations CHSCT (arrêté n°2003-2254 du 28/10/03)

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Kirkpatrick four levels°niveau bronze