Les 7 réunions à mettre en place pour piloter un projet

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Quelles sont les réunions indispensables à mettre en place pour réussir votre projet ? Découvrez les 7 types de réunions à organiser absolument pour piloter efficacement un projet. Avant de démarrer, n'oubliez d’être précis dans la préparation et l’animation de ces réunions. Elles sont en effet des éléments clés de réussite, sans oublier, bien sûr, le compte-rendu, à l’issue de la réunion.

La réunion du comité de pilotage ou Copil

La réunion du comité de pilotage, aussi appelée Copil, permet de définir une stratégie d'orientation pour votre projet. Elle permet notamment de décider des Go/No Go au démarrage du projet. Elle doit être organisée en amont du Kick-off et renouvelée tout au long du projet en fonction des besoins. Elle réunit généralement la maîtrise d'oeuvre (MOE), la maîtrise d'ouvrage (MOA) et le comité de direction (CODIR).

  • Les documents à préparer pour la réunion du comité de pilotage : note de besoin et organigramme des tâches.

Le Kick off ou réunion de lancement du projet

Le Kick off réunit la MOE est tous les contributeurs du projet. Véritable réunion de lancement, elle sert à informer et à donner le contexte et les enjeux du projet. C'est lors de de rendez-vous incontournable que sont fixés les objectifs, la structure et le timing du projet. Vous définirez également avec votre équipe les modes de suivi et reporting, ainsi que les dates de revue de projet. Cette réunion n'est organisée qu'une seule fois, au début de la phase de lancement du projet.

  • Les documents à préparer pour le Kick off : note de besoin, organigramme des tâches, planning et feuilles de route.

La revue de projet

La revue de projet réunit également la maîtrise d'oeuvre (MOE ) et tous les contributeurs au projet. Cette réunion spécifique permet de préparer le Copil à venir et de suivre la vie du projet en live. Elle est organisée de manière régulière à partir du moment où le kick off a eu lieu. Généralement, on organise une revue de projet avant chaque comité de pilotage, suivant les phases du projet.

  • Les documents à préparer pour la revue de projet : organigramme des tâches, planning, liste des livrables.

Point d’avancement : la réunion de fonctionnement de l'équipe

La réunion appelée point d'avancement est organisée en présence de la MOE, des responsables de sous-projet et des contributeurs concernés. Elle a pour objectif de valider l'avancement du projet et de déclencher une réunion de travail. Elle est généralement organisée avant chaque revue de projet, sur demande d’un contributeur.

  • Les documents à préparer lors du point d'avancement : fiches de tâches / liste des livrables.

La réunion de travail : pour approfondir une problématique

L'objectif de la réunion de travail est de valider le plan d’actions pour résoudre les problèmes. Elle réunit la maîtrise d'oeuvre, les responsables de sous-projet, les contributeurs concernés et éventuellement le sponsor du projet. Cette réunion est organisée en fonction des besoins et de l'avancement du projet. Les différentes réunions de travail correspondent :

  • aux réunions de préparation avant le kick off ;
  • aux réunions pour approfondir une problématique après le kick off pour préparer les points d’avancement.

La réunion de clôture COPIL

La réunion de clôture du COPIL permet un retour d'expérience entre la MOA, la MOE et le CODIR. Elle est organisée une seule fois à la fin du projet.
  • Les documents à prévoir pour la réunion de clôture du COPIL : le support de retour d’expérience

La réunion de clôture

Organisée après la réunion du COPIL, la réunion de clôture permet un retour d'expérience et une reconnaissance du travail effectué par les différents contributeurs. Elle est organisée une seule fois en présence de la maîtrise d'oeuvre.

  • Les documents à prévoir pour la réunion de clôture : le support de retour d’expérience

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